В целях повышения трудовой дисциплины работников и оперативного реагирования руководителей на допускаемые подчиненными работниками нарушения трудовой дисциплины необходимо своевременное документирование фактов прогулов работников.
Для этого, во-первых, необходимо в отношении отсутствующего сотрудника составить акт (в произвольной форме, но в присутствии свидетелей) об отсутствии на работе. Акт составляется каждый день отсутствия работника (при длящемся прогуле).
Во-вторых, от работника необходимо незамедлительно затребовать письменные объяснения по факту прогула (с указанием причин, обстоятельств прогула, отношения работника к данному факту). В случае прибытия работника на работу, предложение дать объяснения должно быть сделано в присутствии, как минимум, двух других работников. Отказ от объяснений фиксируется в составляемом в произвольной форме акте, в котором отражается факт прогула (с указанием временного периода отсутствия) и удостоверяется (подписями лица, составляющего акт, и присутствующих при его составлении лиц) сам факт отказа от объяснений. В случае если работник не объявился в день прогула, в его адрес (по адресу места регистрации и адресу фактического местожительства (при их отличии)) необходимо направить (заказным письмом или телеграммой с уведомлением) предложение явиться для объяснений по факту прогула.
В-третьих, в случае непредставления работником письменных доказательств уважительности причин своего отсутствия на работе (в том числе при отказе от объяснений, игнорировании полученного почтой или телеграммой предложения дать объяснения, а также предоставлении объяснений без документального подтверждения уважительности причин прогула) - составить акт о прогуле.
В-четвертых, непосредственному руководителю работника необходимо в письменной форме уведомить о прогуле лицо, ответственное за ведение кадровой работы у работодателя. Для этого надо оформить докладную записку с изложением обстоятельств прогула, и приложить к ней копии документов (письменных объяснений, актов, уведомлений о вручении работнику письма/телеграммы), подтверждающих сам факт прогула и соблюдение порядка привлечения сотрудника к ответственности.
В-пятых, подготовить приказ о «наказании» (применении к работнику меры дисциплинарного воздействия), ознакомить с ним работника (под роспись). Отказ от ознакомления актируется либо отражается путем проставления соответствующей записи на тексте приказа. Всем руководителям необходимо помнить, что подобные действия работников являются нарушением трудовой дисциплины, за которые применяются меры дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. Срок для применения взыскания (издания соответствующего приказа) составляет 1 (один) месяц со дня прогула. Факт прогула лиц, имеющих доступ к денежным средствам организации, должен рассматриваться как один из признаков совершения такими лицами присвоения денежных средств предприятия. В таких случаях целесообразным является проведение сверок расчетов с клиентами, обслуживаемыми данными работниками. Политика любого работодателя в отношении лиц, нарушающих трудовую дисциплину, уклоняющихся от исполнения своих должностных обязанностей, должна заключаться в обязательном (принципиально) привлечении таких лиц к дисциплинарной ответственности, предусмотренной трудовым законодательством.