Что делать поставщику при смене руководителя организации

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

1. Оформить документы.
2. Получить ЭЦП.
3. Отобразить изменения в ЕСИА.
4. Добавить нового пользователя в Единую информационную систему.

Оформляем документы

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

• приказом о назначении нового директора;
• протоколом собрания;
• решением учредителя.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы сменить директора в ООО без ошибок.

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

1. Заполните форму Р13014 — заявление о внесении изменений.
2. Приложите документ, который подтверждает факт назначения директора.
3. Обратитесь в налоговую для корректировки ЕГРЮЛ.

В нормативах ИФНС разъясняется, как проверить смену директора в ПАО — перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», ввести ИНН акционерного общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

• закрывающие документы за новый период (акты и т. п.) содержали ФИО нового руководителя;
• полномочия нового подписанта не вызвали сомнений;
• юридически значимые действия были правомочны.

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

1. Подготовьте копии документов, которые подтвердят тот факт, что сменилось руководство, — копию приказа о назначении и копию выписки из ЕГРЮЛ.
2. Составьте письмо, которое содержит предложение заключить дополнительное соглашение к договору, подписанному предыдущим управленцем.
3. Направьте деловому партнеру письмо и документы, которые подтвердят полномочия в бумажном виде (с отметкой о вручении) и с помощью электронного документооборота, чтобы ускорить процесс внесения изменений.

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допосоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

Шаг 2. Выберите удостоверяющий центр, который предлагает наиболее комфортные для вас условия сотрудничества и приемлемую цену. Усиленную квалифицированную электронную подпись для работы с госзаказом оформляют только в центрах, которые получили аккредитацию. С 01.07.2021 ЭЦП оформляют только удостоверяющие центры, которые прошли переаккредитацию по новым правилам. Если получили подпись в неаккредитованном УЦ до 01.07.2021, то она действительна только до 01.01.2022 (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

1. Оригинал паспорта нового директора или его копию, которая заверена (страница с фото владельца и его ФИО).
2. Копии документов, которые подтверждают полномочия нового руководителя (выписка ЕГРЮЛ, приказ и т. п.).
3. Оригинал СНИЛС руководителя, его копию, которая заверена, или выписку из личного кабинета Пенсионного фонда.

С 01.07.2021 руководители организаций, ИП и нотариусы получают электронную подпись в ФНС или у доверенных лиц (их список — на официальном сайте налоговой). Для первичного получения руководитель приезжает в отдел сам для подтверждения личности: доверенных представителей отправлять нельзя. Он показывает оригинал паспорта и СНИЛС сотруднику, после чего ему оформляют квалифицированную электронную подпись в течение 15 минут. Следующую КЭП разрешено оформить через доверенного представителя, удостоверив личность дистанционно или по биометрическим данным (п. 25 приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020).

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах:

Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

1. Отзовите ЭЦП прежнего руководителя. Для этого подайте заявление в удостоверяющий центр.
2. Подайте заявку на прекращение полномочий пользователя Единой информационной системы управления закупками. Вот как сменить руководителя организации на Госуслугах и в ЕИС для участия в закупках — подать заявление на блокировку, отправив его на электронную почту оператора ЕАСУЗ.

Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

• версия браузера;
• отсутствие блокировки всплывающих окон;
• включение сайта системы в список доверенных IP-адресов и т. п.

Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. Новый руководитель как физическое лицо заходит в личный кабинет на сайте Госуслуг и добавляет в информацию о себе данные компании, в которой назначен руководителем.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

• в верхнем правом углу страницы нажмите на кнопку «Добавить организацию»;
• выберите тип организации;
• подгрузите ЭЦП и внесите данные.

Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

1. В личном кабинете Госуслуг зайдите на вкладку «Организации».
2. Проверьте данные в блоке «Доступы к системам». Порядок, как добавить полномочия в Госуслугах на участие в торгах, таков: при отсутствии прав «Единая система идентификации и аутентификации», что означает права на доступ в ЕИС, внесите коррективы и выберите необходимые информационные системы (для закупок — ЕИС).

Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе:

• зайти в личный кабинет ЕИС;
• перейти на вкладку «Регистрация представителя юридического лица», проверить правильность данных руководителя и нажать кнопку «Зарегистрировать».

Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы: