Как составить служебную записку?
Алексей спрашивает: «Мне нужно написать служебную записку на имя руководителя. До этого никогда ее не оформлял. Подскажите, что такое служебная записка и есть ли требования, как правильно ее написать?»
Правила составления служебной записки зависят от конкретной компании или ИП
Служебную записку еще называют «служебкой». Унифицированной формы нет. Работодатель может установить требования, как написать служубную записку, в локальном нормативном акте компании. Например, в инструкции по делопроизводству.
При составлении локальных правил можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если нужно написать текст служебной записки, стоит уточнить у работодателя, есть ли внутренние правила по ее оформлению. Обычно в документе должна быть такая информация:
- Кому адресована записка.
- ФИО сотрудника, который составил записку, его должность и структурное подразделение.
- Название документа. Например, служебная записка о повышении в должности.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях, если к записке прикладывают другие документы.
- Дата и подпись составителя записки.
Служебные записки оформляют и на бумаге, и в электронном виде. Для подписи электронной служебки можно использовать любую электронную подпись.
Дальше рассмотрим несколько примеров бланков служебных записок: об изменении зарплаты и штатного расписания, нарушениях в работе, покупке инвентаря.
Как оформить служебную записку об изменении зарплаты или повышении в должности
Такую записку обычно составляет руководитель подразделения и направляет ее директору. Например, в ней может быть предложение повысить оклад работникам. В служебной записке нужно обосновать свою просьбу или предложение.
Образец служебной записки. Руководитель предлагает повысить сотрудника, потому что у него нужное образование, хороший опыт работы, а еще он постоянно перевыполняет планы продаж
Как составить служебную записку о нарушениях в работе
Записку о нарушениях составляют, если, например, сотрудник не выполняет свои обязанности или пренебрегает техникой безопасности. При этом руководитель или коллега считает, что работника нужно наказать. В записке нужно изложить, что случилось. Можно прописать меры, которые нужно принять, — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Образец служебной записки. Руководитель сообщает, что сотрудник не выполнил работу, и предлагает наказать его
Как написать служебную записку о покупке инвентаря
Служебная записка нужна, чтобы обосновать разовые крупные покупки, например покупку оргтехники. Еще ее составляют сотрудники, если они покупают за свой счет, например канцтовары. Тогда на основе служебной записки и авансового отчета компания возместит им расходы на покупку.
Образец служебной записки. Завхоз просит, чтобы ему выдали деньги на покупку хозтоваров
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.