Докладная записка
Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.
Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.
Как написать докладную записку
По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.
Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
- наименование документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- место (город) составления (для внешней докладной записки);
- адресат — кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
- заголовок к тексту документа — начинается со слов «О …», «Касательно …»;
- текст записки — обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
- подпись — должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
Образцы и примеры докладной записки
Образец докладной записки о премировании
| Отдел снабжения | Генеральному директору ООО «Магнит» Семеновой Ирине Григорьевне |
2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.
Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.
| Начальник отдела снабжения | Егоров | В. А. Егоров |
Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции — на фирменном бланке организации.
