Должностная инструкция секретаря-администратора с учетом требований профстандарта

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.
Ниже шаблон должностной инструкции готовой к применению, необходимо добавить данные своей организации.

Должностная инструкция № ____

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-администратора.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

• Среднее общее образование;
• Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих.

1.4. Требования к опыту практической работы:

1.5. Особые условия допуска к работе:

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
• трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

• Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
• Регистрация поступающих телефонных звонков;
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

• Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
• Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
• Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
• Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
• Соблюдать служебный этикет.

• Функции, задачи, структура организации, ее связи;
• Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
• Этика делового общения;
• Правила речевого этикета;
• Требования охраны труда;
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

2.2. Организация работы с посетителями организации:

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
• Ведение журнала записи посетителей;
• Учет посетителей и оформление пропусков;
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
• Организация и бронирование переговорных комнат;
• Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

• Общаться с посетителями;
• Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• Вести учетные формы, использовать их для работы;
• Создавать положительный имидж организации;
• Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
• Применять информационно-коммуникационные технологии ;
• Обеспечивать конфиденциальность информации.

• Правила организации приема посетителей;
• Правила делового общения;
• Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• Правила организации приемов в офисе;
• Правила сервировки чайного (кофейного) стола;
• Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• Этика делового общения;
• Правила речевого этикета;
• Требования охраны труда;
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

• Ведение журнала разъездов работников организации;
• Координация работы курьеров и водителей организации;
• Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
• Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

• Составлять и вести учетные документы;
• Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
• Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

• Правила речевого этикета;
• Этика делового общения;
• Требования охраны труда;
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.