Что это такое – гарантийное письмо от работодателя? Что оно даёт и подтверждает? Образец юридического документа
В нем может выражаться либо обещание выполнения определенных действий (например, обещание от работодателя), либо соответствия каким-либо условиям.
То, или другое, как правило, отвечает интересам того, кому оно направляется.
Таким образом, отправитель сообщения выражает свое твердое намерение осуществить выполнение своих обязательств, взятых на себя ранее.
А содержание письма зависит от цели его составления.
Что такое и для чего необходимо?
Возможные варианты его предназначения:
-
отправитель гарантии «Об оплате задолженности» или «О подтверждении оплаты» подтверждает, что обещанные им денежные средства будут выплачены им в полном объеме. Определенный срок выплаты в этом же сообщении и указывается.
Такой документ часто используют те участники рынка, которые испытывают затруднения с выполнением своих обязательств, например – не могут своевременно оплатить поставленные товары из-за возникновения форс-мажорных обстоятельств. Сообщение такого типа должно содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
На фото представлен пример документа:
Письмо предоставляется в налоговую инспекцию, так как, согласно правилам государственного учета, при регистрации организации требуется указание данных ее фактического местоположения (адреса), которые и будут впоследствии ее юридическим адресом.
На картинке представлен образец документа:
На картинке представлен пример документа:
ва гражданину другой страны – для предоставления его в УФМС, или – может понадобиться студенту, для предоставления его в учебное заведение.
Ниже можно увидеть пример заполненного документа:
Значение и составление
Что дает его составление? Несмотря на то, что гарантийное письмо содержит печать организации и подписи ответственных лиц – руководителя, а в отдельных случаях и главного бухгалтера, оно, тем не менее, не относится к документам юридического значения, которые могут быть использованы в суде в качестве доказательства.
Такое сообщение может быть представлено в судебном разбирательстве, но только в исключительных случаях, которые здесь не рассматриваются.
Подготовкой, или – составлением подобных документов в организации занимается секретарь или опытный делопроизводитель. Квалификация специалиста подразумевает знание необходимых правил оформления таких бумаг.
В процесс его создания входят такие этапы, как:
- подготовка проекта письма;
- согласование его с ответственным лицом;
- регистрация и отправка адресату.
Если возникает необходимость передачи информации более обширного объема, то все, относящиеся к документу страницы, должны быть прошиты и пронумерованы.
Физические лица, или ИП, вполне могут написать гарантию в произвольной форме, используя при этом обычный бумажный лист формата А-4. Крупные организации, как правило, применяют для этой цели стандартные, предварительно изготовленные бланки, содержащие логотип, реквизиты компании. Наиболее солидные компании стремятся использовать бланки, изготовленные типографским способом.
Обязательные пункты юридического документа
Несмотря на то, что законодательством не установлен четкий регламент оформления таких бумаг, определенные, устоявшиеся стандарты все же существуют.
Обязательными для гарантийного письма любого типа будут следующие элементы его структуры:
-
реквизиты отправителя, куда должны быть включены следующие данные: адрес организации, номера телефонов (факсимильной связи), адрес электронной почты, адрес сайта организации, номера ИНН, а также ОГРН (основной государственный регистрационный номер).
Если подпись оставляет доверенное лицо, то в приложении к письму должна присутствовать доверенность, подтверждающая полномочия на подписание документа.
Если присутствуют приложения к письму, то информация об этом располагается в его левом нижнем углу.
Следует учесть, что правила составления подобного сообщения не допускают в его тексте:
- сокращений;
- эмоциональности;
- использования разговорных выражений, жаргона, просторечия или сленга;
- наличия ошибок, а также исправлений или помарок.
Неуместными будут слишком длинные послания. Крайне желательно, чтобы текст письма содержал четкие и лаконичные формулировки, исключающие двусмысленность их понимания. Стиль изложения, выдержанный в спокойном, нейтральном тоне, будет лучшим вариантом.
Гарантийное письмо является частью деловой переписки и предназначено как для подтверждения выполнения взятых на себя ранее обязательств, так и для соответствия каким-либо условиям. Этот официальный документ, как правило, не обладает юридическое силой для предоставления его в суде в качестве доказательства. Для подобных бумаг существуют определенные, устоявшиеся правила относительно их структуры и составления.