Как открыть филиал в другом городе: пошаговая инструкция
Как открыть филиал в другом городе, если вся деятельность вашей компании сконцентрирована в одном месте, а вы чувствуете потребность в расширении? Вопрос непростой, учитывая, что здесь придется столкнуться с массой бюрократических нюансов.
Но не стоит сильно переживать. Мы подготовили для вас статью, из которой вы узнаете, как пошагово и спокойно соблюсти все юридические моменты и открыть новое подразделение на вашем пути к еще большему финансовому успеху.
Отличия филиала от других подразделений
Настал момент, когда мечта об открытии филиала должна воплотиться в реальность, но для начала необходимо определиться с выбором формы нового подразделения вашей фирмы. Для юридических лиц существует три возможных варианта расширения путем открытия нового подразделения:
Это обособленное подразделение может быть открыто на любой территории. В процессе деятельности филиал имеет право полностью или частично осуществлять функции юридического лица, а также представлять его интересы и осуществлять их защиту.
Оно также территориально не зависит от месторасположения учредителя и может представлять и защищать интересы открывшего его юридического лица, но иных полномочий не имеет.
- Обособленное подразделение без образования филиала или представительства
Так можно назвать любое территориально обособленное подразделение, главной характеристикой которого является наличие оборудованных стационарных рабочих мест, организованных для осуществления производственной деятельности в течение одного или более месяцев. Эти рабочие места не связаны территориально с создавшей их организацией. Факт регистрации и количество полномочий, которыми наделило свое подразделение юридическое лицо, в данном случае значения не имеет.
Поскольку объем полномочий у подразделений неодинаков, требования к оформлению их в законодательном порядке также различны: для филиала и представительства эта процедура, как и регистрация в ЕГРЮЛ, является обязательной, а для обособленного подразделения будет достаточно поставить вновь возникшую организацию на налоговый учет.
А теперь поговорим о том, как открыть филиал в другом городе и на какие особенности этой процедуры следует обратить особое внимание.
5 нюансов открытия филиала в другом городе для ООО
- Прежде всего нам необходимо заручиться поддержкой учредителей. Они должны быть поставлены в известность о выбранной форме расширения и ознакомлены со всеми особенностями предстоящего процесса. Свое согласие учредители должны высказать в ходе проведения общего собрания. Зафиксировать решение об открытии обособленного подразделения необходимо в итоговом протоколе.
- Затем наступает очередь регистрации филиала на выбранной территории. Вы готовите соответствующий набор документов и передаете их в соответствующий отдел ФНС. Для того чтобы ваша заявка о постановке на учет нового подразделения была удовлетворена, вы должны представить в налоговую полную информацию о себе и вашем будущем филиале.
- Обязательными локальными актами являются положение о создании филиала и приказ, в тексте которого утверждается руководитель и главный бухгалтер, подробно расписываются полномочия сотрудников.
- Пересматриваются учредительные документы. Они должны составляться с учетом того, что у вас теперь есть филиал. Факт внесенных изменений отражается в соответствующем уведомлении.
- В комплект документов об открытии филиала входят не только оригиналы, но и копии свидетельства о создании и регистрации организации, выписки из реестра юридических лиц, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также копия паспорта и ИНН генерального директора компании, открывающей филиал.
Все процедуры должны проходить четко и в строгом соответствии с существующим законодательством. Внимательное изучение нормативной базы, а также качественная подготовка документов позволят вам максимально быстро и без каких-либо осложнений открыть филиал в другом городе и зарегистрировать свое новое подразделение.
Оценка готовности компании к открытию филиала в другом городе
Открытие филиала не гарантирует обязательного роста прибыли. Успех масштабирования бизнеса зависит не от простого наращивания мощностей, а базируется на эффективном маркетинге и грамотной системе продаж. Поэтому нужно обязательно провести предварительную оценку готовности компании к расширению.
Признаки отсутствия у организации готовности к масштабированию
Признаки готовности организации к масштабированию
Компания работает без использования CRM-cистемы, либо CRM не является интегрированной. Не осуществляется полноценный процесс годового и ежемесячного планирования, не заданы планы и не определены действия по работе с клиентами.
Удачно выбрана и успешно интегрирована в систему учета CRM. Эффективно осуществляется планирование оборотов, маржи, контактов и оценка результатов.
Маркетинг сводится к рекламе и PR.
Эффективный маркетинг создает необходимый поток клиентов.
Неэффективной и не подвергающейся изменениям на протяжении длительного периода времени остается конверсия сайта.
Ведется расчет конверсии от посетителей на сайте к заказам, существует план увеличения конверсии.
По причине отсутствия единого инструментария продаж продавцы действуют интуитивно и с разной степенью успешности. Их индивидуальные показатели продаж существенно отличаются между собой, несмотря на одинаковую емкость базы.
Разработаны действенные инструменты продаж (скрипты, отработка возражений, уникальные предложения, акции, скидки для новых и постоянных клиентов). Все сотрудники работают по заданным алгоритмам и с примерно одинаковой степенью успешности.
Успех продаж зависит от конкретных людей. Фиксируются факты потери клиентов в случае увольнения сотрудников. Информация из клиентской базы нередко утекает к конкурентам и другим заинтересованным лицам.
При замене продавцов случаи отказа отдельных клиентов от дальнейшего сотрудничества случаются крайне редко. Покупатели выбирают компанию, а не возможность работы с конкретным сотрудником.
Увеличивается просроченная и невозвратная дебиторская задолженность.
Дебиторская задолженность всегда находится под контролем и не выходит за нормативные рамки.
Пошаговая инструкция по открытию филиала в другом городе
Сегодня требование о том, что в Устав нужно вписывать информацию о наличии у вас филиала, отсутствует. Оно не является обязательным с 05.05.2014 и подтверждается нормами Гражданского кодекса РФ. Кроме того, на основании письма ФНС от 6 марта 2015 г. № СА-4-14/3666 вы имеете право удалить из Устава ранее размещенные об этом сведения.
Главное, что вам необходимо предпринять, — зарегистрировать филиал в ЕГРЮЛ. Это упростит возможность внесения дальнейших изменений. Будут ли содержаться в вашем главном учредительном документе указания на то, что вы располагаете обособленными подразделениями, зависит исключительно от вашего желания.
Список документов и порядок действий будет определять выбранный способ регистрации.
Предлагаем вам познакомиться с информацией о возможных вариантах регистрации филиала (представительства) организации.
Шаг 1. Формирование пакета документов для регистрации.
Для этого вам потребуется подготовить:
- Положение о филиале (представительстве).
В документе указывается, где находится филиал, каким имуществом располагает, что входит в полномочия его руководителя и в соответствии с каким порядком осуществляется его деятельность. В частности, прописывается, может ли филиал самостоятельно осуществлять выплаты физическим лицам.
- Новая редакция Устава или документ, подтверждающий внесение изменений в Устав.
Эти документы необходимы только при наличии факта внесения изменений. То есть, как говорилось выше, открыть филиал в другом городе вы имеете право и без внесения корректировок в устав.
Шаг 2. Проведение общего собрания участников, на котором будет принято решение о создании филиала (представительства), или оформление решения о создании филиала при наличии всего одного учредителя.
По результатам общего собрания формируется итоговый протокол. Для подтверждения воли единственного участника достаточно оформления решения.
На общем собрании в дополнение к вопросу о создании филиала (представительства) утверждается положение о его деятельности. Если было решено внести изменения в Устав, утверждается его новая редакция.
Вне зависимости от того, фиксируются изменения в уставе или ЕГРЮЛ, открыть филиал в другом городе возможно только при наличии согласия ⅔ или более от общего числа голосов. Причем этот показатель берется за основу только в том случае, если большее число голосов не оговаривается уставом.
При необходимости нотариального подтверждения протокола общего собрания, он подписывается участниками в присутствии нотариуса, который удостоверяет подписи собравшихся. В том же порядке осуществляется и подтверждение подписей держателей реестра.
Шаг 3. Составление заявления о регистрации изменений в ЕГРЮЛ.
Данная процедура предполагает оформление документа в соответствии с единой формой заявления Р13014.
Вам необходимо будет заполнить титульный лист, лист Л – сведения о филиале (в разделе 2 листа О заявления проставляется значение «1») и лист Н (информация о заявителе).
Подпись директора удостоверяется присутствующим при заполнении документа нотариусом. В случае формирования электронной версии документа ставится усиленная квалифицированная электронная подпись.
Шаг 4. На подготовленном заявлении о регистрации изменений нотариус заверяет подпись единоличного исполнительного органа.
Для этого ему необходимо предъявить следующие документы: свидетельства о регистрации организации, решение о назначении руководителя, актуальный список участников, положение о филиале и протокол собрания учредителей (или решение единственного учредителя) о создании филиала (представительства), Устав (если он редактировался в связи с принятием решения).
Также требуется, чтобы у заявителя был при себе подлинник паспорта и сумма денег в размере 3000 рублей (для оплаты процедуры в соответствии с нотариальным тарифом).
Обратите внимание, что подпись заявитель ставит в присутствии нотариуса, соответственно, ставить ее заранее не следует.
Уточняем, что данный шаг исключается в том случае, если заявление формируется в электронном виде.
Шаг 5. Подача заявления, регистрация заявления об открытии филиала (представительства) в ЕГРЮЛ.
Данный шаг необходимо совершить не позднее чем через 3 рабочих дня с момента принятия решения о внесении изменений.
Для регистрации необходим следующий пакет документов:
- заявление — форма Р13014;
- 2 экземпляра принятого положения о филиале (представительстве);
- протокол общего собрания (решение учредителя) об утверждении положения;
- паспорт заявителя;
- нотариальная доверенность от имени организации (в том случае, если документы подает не заявитель, а его представитель).
Оплата пошлины за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ не предусмотрена.
Так как открыть филиал планируется в другом городе, головная организация находится на иной территории и приписана к определенному подразделению ФНС. Закономерно возникает вопрос – в какой орган подавать документы о регистрации? Внимательно отнеситесь к тому, кто именно занимается вопросами регистрации в вашем районе. Например, в Москве полномочия регистрирующего органа возложены на Межрайонную ИФНС № 46. Заявление подается именно в регистрирующий орган по месту регистрации головной компании, а не ее филиала.
Если ваша основная фирма расположена, к примеру, в Туле, а вы открываете филиал в Москве, то документы на него надо подавать в свое ФНС в Туле. А для московских компаний, осваивающих регионы, регистрация обособленных подразделений проводится в Межрайонной ИФНС № 46.
Непроведение регистрации изменений или несоблюдение сроков внесения коррективов в ЕГРЮЛ влечет за собой административное наказание в виде штрафа от 5 до 10 тыс. руб.
При внесении сведений о филиале в устав в набор для регистрации филиала (представительства) входят документы:
- заявление — форма Р13014;
- положение о филиале (представительстве);
- 2 экземпляра протокола общего собрания (решения учредителя), в котором содержится информация об утверждении положения об организации филиала (представительства), внесенных в устав изменений либо его новой редакции;
- квитанция об оплате пошлины за регистрацию изменений в учредительных документах (800 рублей);
- паспорт заявителя;
- нотариальная доверенность от имени организации (в том случае, если заявление подает не лично заявитель, а его представитель).
Подать документы на регистрацию вы можете любым из нижеперечисленных способов:
- обратиться в регистрирующий орган напрямую;
- воспользоваться услугами соответствующего МФЦ;
- отправить документы на регистрацию почтой (отправление с объявленной ценностью и описью вложения);
- подать документы в электронной форме через единый портал Госуслуг или интернет-сервис ФНС России (с усиленной квалифицированной электронной подписью);
- воспользоваться услугой нотариуса (услуга оказывается за определенную плату).
В зависимости от формы подачи заявителю (или представителю заявителя) лично, по почте или на указанный при электронной регистрации email предоставляется расписка о приеме документов на регистрацию и сообщается дата получения результатов их обработки. О том, на каком этапе находится регистрация, можно увидеть на сайте ФНС.
Госуслуга по внесению изменений в ЕГРЮЛ должна быть оказана в пятидневный срок.
Шаг 6. Получение выписки о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
Данный документ подтверждает окончание процедуры. С этого момента официально открыт филиал в другом городе, представительство зарегистрировано в едином государственном реестре, и все сведения о нем будут автоматически переданы в налоговую службу по его местонахождению.
Если по поводу открытия филиала (представительства) были внесены изменения в устав, то его актуальная редакция также будет выдана регистрирующим органом.
Иногда регистрирующий орган возвращает документы и отказывает в регистрации изменений. Это происходит в случае наличия ошибок: заполнены лишние или не заполнены обязательные листы, в тексте есть ошибки, опечатки и т. д. В этом случае необходимо исправить все замечания и подать новое заявление. Если вы считаете отказ необоснованным и противоречащим требованиям закона, то в течение 3 месяцев можете обжаловать его в суде или вышестоящем органе.
Шаг 7. Назначение руководителя филиала (представительства).
Руководитель назначается приказом по организации. Кроме того, ему выдается доверенность с перечнем полномочий, которая может быть отозвана по инициативе компании в любое время.
С вновь назначенным руководителем филиала заключается трудовой договор. Если решение принимается в отношении уже действующего сотрудника, издается приказ о переводе по должности.
Личные данные директора нового подразделения не предоставляются в ЕГРЮЛ, он осуществляет деятельность только на основании доверенности и положения о филиале.
Шаг 8. Открытие расчетного счета филиала и формирования отдельного баланса.
Этот шаг выверен судебной практикой. Несмотря на то что в законе нет прямого указания об обязательном расчетном счете и отдельном балансе филиала, суды относят эти позиции к разряду обязательных.
Шаг 9. Регистрация филиала (представительства) организации в ФСС по местонахождению обособленного подразделения и сообщение в налоговый орган по месту учета головной компании (при условии, что у филиала есть собственный расчетный счет и он осуществляет выплаты физическим лицам).
При наличии расчетного счета и полномочий по выплате в пользу физических лиц постановка на учет обязательна в территориальном отделении ФСС по месту деятельности филиала.
После того как открыт филиал в другом городе, у фирмы есть 30 дней, чтобы зарегистрироваться в местном отделении ФНС. Нарушение этого срока до 90 дней влечет административную ответственность в виде штрафа 5 тысяч руб. При задержке более 90 дней санкция возрастает до 10 тысяч руб.
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
Для постановки на учет необходимы следующие документы: заявление по существующей форме, справка банка о наличии счета, документ о зарплатных полномочиях филиала (копия положения о филиале, выписка из учетной политики или приказ руководителя). Также в срок не позднее 1 месяца после того, как открыт филиал в другом городе (с даты наделения его полномочиями по начислению выплат физическим лицам), следует передать в ИФНС по месту учета головной организации отдельное сообщение — форму КНД 1112536.
Постановка на налоговый учет и учет в ПФР происходит автоматически, в процессе межведомственного взаимодействия.
Мы постарались предоставить вам актуальную информацию о том, как открыть филиал ООО в другом городе в 2021 году. Остается подвести итоги.
Чтобы открыть обособленное подразделение ООО или иной фирмы в другом городе (регионе) и наделить его полномочиями филиала или представительства, вам следует принять решение о создании, утвердить положение, зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ и, возможно, внести изменения в устав организации.
Если вы решили не наделять свое обособленное подразделение полномочиями филиала или представительства, то процедура регистрации не нужна. Достаточно в уведомительном порядке предоставить информацию о его открытии в ИФНС.
Полезные материалы
для руководителей от
Елены Койгородовой
Сейчас все борются за выживание бизнеса. Мы знаем, как руководителям непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить продажи ваших менеджеров на 60%. Особое внимание обратите на 3 чек-лист, его важно знать каждому!
Коммерческий директор
ООО “Генератор продаж”
ТОП-10 digital-агентств РФ
Сейчас все борются за выживание бизнеса. Мы знаем, как руководителям непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить продажи ваших менеджеров на 60%. Особое внимание обратите на 3 чек-лист, его важно знать каждому!
Как оптимизировать маркетинг и продажи в условиях кризиса
Где необходимо сократить расходы
10 способов контроля менеджеров продаж
Как оценить менеджеров по точкам контроля
Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?
Актуальный шаблон расчета KPI маркетолога
Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?
Пошаговый шаблон расчета KPI менеджеров ОП
Сейчас непростительно тратить деньги на рекламу, особенно если отдел продаж сливает заявки. Чтобы такого не происходило, нужно контролировать 5 ключевых показателей маркетинга и продаж.
Только опираясь на полученные данные можно принимать решения в компании и выявлять слабые места или непродуктивных сотрудников.
Коммерческий директор
ООО “Генератор продаж”
ТОП-10 digital-агентств РФ
Мы успели поработать более чем с 300 интернет-проектами и я могу со 100% уверенностью заявить — будете следить за этими показателями хотя бы в еженедельном формате — сохраните компанию и увеличите прибыль в 10 раз!
Просто заберите этот проверенный шаблон расчета с примерами для вашего удобства: