Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец
Запрос о предоставлении документов представляет собой разновидность делового письма, которое активно используется в официальной корреспонденции.
При его написании важно чтобы были соблюдены правила деловой переписки, а текст не содержал грамматических ошибок.
В рамках настоящей статьи раскрыт порядок составления письма-запроса, а также подготовки ответа на него.
В каких случаях пишется?
Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:
- при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
- при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
- в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
- судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
- банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.
Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги
Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.
ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.
Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:
- в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
- государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
- судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.
Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.
Что должно входить в содержание?
В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:
- «Шапку» письма.
- Регистрационный номер и дату составления.
- Обращение к адресату по имени и отчеству.
- «Тело» документа.
- Подпись и печать.
Как составить – пошаговая инструкция
Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:
-
Необходимо составить «шапку» документу.
Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.
К обязательным реквизитам отправителя, относятся:
- его полное наименование;
- адрес;
- контактный телефон.
Как оформить ответ?
Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:
- положительный;
- отрицательный.
Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:
- «Шапка» ответа – составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
- Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
- Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
- «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.
В случае положительного ответа:
- необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
- дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
- к письму-ответу прилагается соответствующая документация.
При отрицательном ответе указывается:
- ссылка на ранее полученный запрос;
- причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
- констатация отказа.
- Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
- Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
- Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов
Вариант положительного ответа
ООО «Акварель» Генеральному директору
г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»
тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.
ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567
На № 01-11/323 от 25.11.16
Уважаемый Игорь Иванович!
В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).
Приложение на __8__ л.
Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.
Вариант отказа контрагенту
ООО «Виктория» Генеральному директору
г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»
тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.
ОКПО 245637, ОГРН 112734748595
На № 01-20/21 от 15.09.17
Уважаемый Степан Игоревич!
В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.
Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.
В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.