Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
При участии Юлия Бусыгина
В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Мы подробно рассказали что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также в статье приведены образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.
Ситуация первая: смена фамилии
Начнем с самой распространенной ситуации, которая несмотря на «популярность» постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения изменений нужно основание. Таким основанием будут представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. А вот о том, чтобы работник принес эти документы, стоит позаботиться заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что сотрудник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре.
В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа » ).
Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:
В связи со сменой фамилии после заключения брака (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.
Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.
Важно
Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 07.12.20 № 846п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.
После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.
Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой карточки. Также отметим, что изменение фамилии является основанием для змамены полиса ОМС. Но подать соответствующее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.
Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:
Общество с ограниченной ответственностью «Первый»
В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,
1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).
1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.
1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.
1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).
1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.
1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.
1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.
1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.
1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.
И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.
Внимание!
Смена фамилии или других персональных данных работника не является самостоятельным основанием для сдачи формы СЗВ-ТД. Необходимые данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета Пенсионный фонд возьмет из формы АДВ-2. Соответственно, если работник перешал на электронную трудовую книжку, то работодателю не придется предприниматель специальных действий, чтобы внести в нее изменения, связанные со сменой фамилии. В дальнейшем нужно будет сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД с указанием новой фамилии сотрудника в общем порядке (то есть в тех случаях, когда произойдут какие-либо кадровые события).
Также на основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору примерно такого содержания:
Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,
заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):
1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.
2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:
«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 июня 2022 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю , проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону Составить бесплатно
Эксперты Роструда считают, что в рассмотренной ситуации заключать допсоглашение к трудовому договору не обязательно. Новую фамилию сотрудника можно внести непосредственно в текст договора (письмо Роструда от 20.07.21 № ПГ/19821-6-1; см. « Нужно ли составить допсоглашение к трудовому договору, если работник сменил фамилию: ответ Роструда »).
Ситуация вторая: замена паспорта
Следующая ситуация, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, — получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении документа и в других подобных случаях, так и в плановом порядке — при достижении работником 20 или 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше. Однако документов, в которые надо будет внести изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.
Сначала нужно получить у сотрудника заявление примерно такого содержания:
В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.
На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.