Как работать с персональными данными работника, чтобы не оштрафовали
Работодатель, принимая персональные данные[1] от работника, обязуется хранить и обрабатывать их определенным образом. За разглашение таких сведений ему грозят различные виды ответственности. В статье выясним, как работать с персональными данными и к чему ведет нарушение правил работы с ними.
Каждый человек имеет определенный «набор» информации, с помощью которой его можно идентифицировать: Ф.И.О., дата рождения, образование, семейное положение, национальность, религия и многое другое.
Работодатель при трудоустройстве работника вынужден запрашивать у него некоторые персональные данные, чтобы оформить трудовые отношения. Трудовой кодекс РФ обязывает работника предоставить при трудоустройстве паспорт, трудовую книжку и т.д., то есть документы, содержащие персональные данные.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ
Шаг 1. Определяем, какие документы организации содержат персональные данные
Прежде всего необходимо понять, какая информация относится к персональным данным, в каких документах она содержится.
Работу с персональными данными регламентирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[2], гл. 14 ТК РФ.
Персональными данными работника будет следующая информация:
• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
• семейное положение, наличие детей, родственные связи;
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность;
• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
• другие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Эти документы, будь то в бумажном или электронном виде, хранятся в таких условиях, чтобы персональные данные не стали известны лицам, не имеющим на то полномочий.
К документам организации, содержащим персональные данные работников, относятся:
• анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу;
• копии документов, хранящиеся в личном деле работника: документа, удостоверяющего личность работника (паспорт), документов воинского учета, документа обязательного пенсионного страхования, свидетельств о заключении брака, рождении детей, документов об образовании;
• личная карточка по форме № Т-2;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• подлинники и копии приказов по личному составу;
• документы оплаты труда;
• документы об обучении, оценке, аттестации работников;
• базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы Excel, базы программы «1С»);
• при необходимости – иные документы, содержащие персональные данные работников.
Основное правило, определяющее работу с персональными данными, устанавливает ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ:
Именно этим правилом должен руководствоваться работодатель при организации работы с персональными данными работников. Определив документы, содержащие персональные данные, и способы получения персональных данных, работодателю необходимо организовать систему защиты персональных данных.
Шаг 2. Разрабатываем и вводим в действие положение о защите персональных данных
Статья 86 ТК РФ обязывает работодателя принять локальный нормативный акт (далее – ЛНА), который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о защите персональных данных работников.
Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с таким положением. Если работник принимается на работу и в организации уже есть такое положение, то он знакомится с ним до подписания трудового договора в силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Обязательное наличие в организации ЛНА, закрепляющего порядок хранения и использования персональных данных, подтверждается также судебной практикой (см. постановление Мирового судьи Судебного участка № 1 Воробьевского района Воронежской области от 30.06.2017 по делу № 5-209/2017).
Пример положения о защите персональных данных приведен в Приложении.
Шаг 3. Назначаем лицо, ответственное за обработку персональных данных
Согласно п. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ работодателю необходимо назначить лицо, ответственное за обработку персональных данных. Он будет следить за сохранностью персональных данных как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора).
Назначение ответственного лица оформляется приказом (Пример 1). Данная обязанность отражается в должностной инструкции работника.
Шаг 4. Закрепляем права доступа к персональным данным в приказе
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным на это лицам. Необходимо определить, кто работает с персональными данными работников. Именно этим специалистам и необходимо дать доступ к «секретным материалам», оформив приказ (Пример 2).
В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ; отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
[1] См. также Куролес И.И. Конфиденциальность информации. Что нужно знать секретарю // Секретарь-референт 2018. № 1. С. 78.
[2] В ред. от 29.07.2017, далее – Федеральный закон № 152-ФЗ.
[3] Пункт 1 части первой ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.
Ю.Ю. Жижерина, независимый консультант по трудовому праву
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.
