Документы это документы необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно
Все документы организации делятся на три документопотока:
— входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
— исходящие (отправляемые) документы;
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Обработка исходящих документов включает:
— составление чернового документа;
— подготовку проекта документа;
— его согласование (визирование);
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
Все документы можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
— заявление в регистрационную палату;
— протокол № 1 собрания учредителей,
— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:
— текущие планы и программы деятельности;
— положения о структурных подразделениях;
— внутренний распорядок на предприятии;
— должностные инструкции сотрудников;
— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы — это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь — это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятcя: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.