Особенности и нюансы оформления докладной записки: образец, форма, структура текста и правила составления бумаги
Докладная записка является довольно распространенным документом на многих предприятиях. Несмотря на это у сотрудников часто возникают вопросы по оформлению подобных бумаг. Существуют ли законодательно закрепленные правила оформления докладной записки и какова структура этого документа?
Что обязательно должно быть указано в записке? Эти и другие полезные сведения вы узнаете, прочитав материал до конца, а также сможете ознакомиться с примерами.
Правовое регулирование оформления докладных
Каких-либо закрепленных законодательством норм написания докладной записки не существует. Однако, некоторые нормативные акты упоминают данный документ. В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 можно встретить код унифицированной формы N 0286041 применительно лишь к докладной записке о нарушении трудовой дисциплины.
Существует также ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», где прописаны правила оформления управленческой документации.
Справка! Все правила, прописанные в ГОСТе 6.30-2003 носят исключительно рекомендательный характер. Однако, это, фактически, единственный документ, регламентирующий внутреннюю документацию на предприятии.
Больше о том, для чего нужна докладная записка, что это за документ, читайте тут , а о том, какие бывают виды докладных записок, мы рассказывали в отдельном материале.
Существующие требования к бланку документа
Рассмотрим подробно, как оформляется докладная бумага.
Согласно рекомендациям ГОСТа 6.30-2003 докладную записку необходимо оформить на белой (или светлых цветов) бумаге форматов А4 или А5.Все страницы документа должны содержать поля:
- 2 см – левое, верхнее и нижнее;
- 1 см – правое.
Бланки разделяют в зависимости от типа расположения реквизитов на угловые и продольные. Угловыми являются те бланки, все строки реквизитов на которых начинаются от левого края. В продольных же блинках каждая строка реквизитов равноудалена от краев документа.
При оформлении докладной записки на двух и более листах, каждая страница нумеруется в обязательном порядке в правой части сверху арабскими цифрами.
Как правильно написать записку?
Отчетная докладная записка всегда составляется на имя вышестоящего руководителя от лица подчиненного. Текст пишется от первого лица единственного числа. Изложение ведется в прошедшем времени.
Форма и структура содержательной части
Для того, чтобы грамотно составить документ, необходимо ознакомиться с некоторыми рекомендациями. Рекомендации по правилам оформления управленческой документации изложены в ГОСТе 6.30-2003.
Там перечислены общие требования ко всем возможным документам, поэтому желательно опираться именно на эти данные.
Текст докладной записки, как правило, состоит из нескольких частей. В связи с этим можно выделить следующую структуру докладной записки:
-
Реквизиты. Расположение реквизитов может быть угловым (пример 1), и продольным (пример 2).
Пример 1:
Коммерческий отдел Директору ООО «Пламя»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Сазонову А.Б.
О командировании сотрудника отдела продаж
Директору ООО «Пламя» Сазонову А.Б.
Дата. Возможно оформление как только арабскими цифрами в последовательности день, месяц, год, так и словесно-цифровым способом, когда месяц пишется буквами.
-
Пример заполнения 3:
Отдел компьютеризации Ген. директору ООО «Заря»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Гребневу А.Т.
Отдел компьютеризации Ген. директору ООО «Заря»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Гребневу А.Т.
03 октября 2011 № 9
- констатация фактов, где излагаются обстоятельства и события, ставшие поводом для написания записки.
- Анализ ситуации. Здесь автор может также привести какие-то примеры, собственные доводы.
- Резюме. Автор может указать варианты решение возникшей проблемы или же четко обозначит свое предложение в адрес руководства.
Отдел бухгалтерии Директору ООО «Восток»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Караваеву И.Д.
О выделении средств для
участия на конференции
20 ноября 2015 г. компанией “Образование” будет проводиться конференция “О требованиях к бухгалтерскому учету”, где будут освещены законы, рассмотрены первичные документы, правила хранения документации, налоговые требования. Прошу вас предоставить сумму в размере 10 000 р. для посещения данного мероприятия с целью повышения собственной грамотности и дальнейшего квалицированного оформления документации на рабочем месте.
Главный бухгалтер Кривошеева /И. Д. Кривошеева /
Важно! Если прикладываются к документу какие-либо приложения, то отметка о них ставится до подписи составителя документа.
Подробно о том, как правильно написать докладную записку на имя директора, если начальник не прав, мы рассказывали тут, а из этой статьи вы узнаете о причинах составления докладной записки на сотрудника.
Готовый образец
Прежде чем писать документ, следует ознакомиться с представленной ниже информацией, которую можно перенести как в word, так и в другой формат.
Отдел кадров Ген. директору ООО «Восток»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Караваеву И.Д.
О привлечении сотрудников
Прошу одобрить привлечение на производство новых сотрудников в связи с большим объемом работ. Собеседование с новым персоналом предлагаю провести с 20 по 30 марта 2016г.
Начальник отдела кадров Смаков /А.Б. Смаков/
Как избежать ошибок при составлении бумаги?
Из наиболее распространенных ошибок можно выделить следующие:
- Не соблюдается официальный тон деловой переписки. Важно не использовать в письме сленговые выражения, заимствованные слова или малоизвестные речевые обороты. Также автору не стоит описывать эмоциональное состояние, а опираться лишь на факты.
- Неверное оформление. В связи с тем, что в законодательстве не закреплено четкой формы докладной записки, то внутри компании следует утвердить шаблон данного документа. Это позволит привести все письма в единый вид и избежать наиболее распространенных ошибок (больше о правилах оформления внутренней докладной записки мы писали тут).
- Не полное раскрытие возникшей ситуации. Особенно это важно, если автор докладной просит руководство принять какое-либо решение. Подробное освещение фактов и событий только поспособствует грамотному разрешению ситуации.
- Излишне длинный или не информативный текст. В деловой переписке стоит придерживаться только точных данных. Каждая фраза должна нести смысловую нагрузку.
Цель написания докладной записки документа — информационно-справочная. То есть перед пишущим ее ставится задача уведомить главу организации о возникновении ситуации, выбивающейся за рамки рабочего процесса. Причин для написания докладной может быть несколько: отсутствие работника на рабочем месте, опоздание, премирование, перевод на другую должность, некорректное поведении сотрудника, невыполнение должностных обязанностей. На нашем интернет-портале вы найдете подробную информацию о том, как грамотно составить этот документ.
Заключение
Докладную записку следует составлять грамотно с соблюдением всех рекомендаций, прописанных в законодательстве. Данный документ может быть затребован сторонними организациями, рассмотрен в суде или налоговой, поэтому его оформление должно быть максимально компетентно.