Как грамотно написать докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте? Правила составления и образец документа
Трудовая дисциплина учит приходить на работу вовремя и трудиться добросовестно. А как быть, если кто-то нарушает внутренний распорядок, а то и злостно прогуливает?
Здесь мало пойти и шепнуть на ушко боссу – потребуется соблюсти предписанную “бумажную” процедуру.
Причем даже одной докладной мало, да еще и предстоит ознакомить с документацией самого нарушителя… Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.
Цель докладной о прогуле
Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства “сверху” событии.
Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то “бумажное” обращение к руководству всегда будет удостоено внимания, на него не отреагировать попросту невозможно.
В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Важно! Помимо означенной записки обязательно должен быть составлен акт отсутствия на рабочем месте. Этот документ вместе с запиской передается генеральному директору компании.
Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.
Общие правила составления
Существуют некоторые правила и особенности составления докладной записки. Бумага об отсутствии работника на рабочем месте обязательно должна содержать:
- полное наименование организации;
- наименование подразделения;
- номер;
- данные генерального директора (кому пишется);
- от кого;
- заголовок – записка об…(далее уточняется, какая);
- что именно произошло;
- просьба о применении дисциплинарного взыскания;
- дата, подписи.
Акт об отсутствии является обязательным дополнением к такого рода бумаге (без него она не будет иметь никакой силы) и обязательно должен содержать в себе:
- дата и место написания;
- регистрационный номер;
- заголовок;
- кто составил;
- описание инцидента, кто фигурант (обязательно упоминание должности);
- подпись нарушителя о факте ознакомления с бумагой и получении на руки одного экземпляра.
Обратите внимание! Может быть и так, что человек ни подписывать акт не хочет, ни принимать его копию. Он имеет на это право. В таком случае в акте делается соответствующая пометка в присутствии тех же свидетелей (обязательно должны быть их подписи).
Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.
Как правильно написать?
- Записка на сотрудника за прогул должна быть написана грамотным языком, короткими и четкими фразами. Не допускаются грамматические и орфографические ошибки, некорректные обороты или те, которые могут быть двояко истолкованы.
- “Шапка” (кому адресовано) пишется по правому краю документа. Слева вверху указывается отдел, в котором это случилось.
- По центру указывается название, далее текст. Обязательно должны присутствовать упоминание должности провинившегося работника и сколько конкретно времени он отсутствует на работе.
- Помимо уведомительной части необходимо прошение о применении к человеку мер дисциплинарного воздействия.
Пример записки о невыходе сотрудника на работу
Приведем конкретный пример такого документа:
Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью “Дигма-Строй”
генеральному директору Петрову Ивану Петровичу
об отсутствии на рабочем месте.
Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.
Руководитель отдела по работе с клиентами
Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).
Действия руководства после ее получения
- После получения такого документа вкупе с актом об отсутствии (составляется в присутствии трех сотрудников) нарушителю выдвигается требование объяснить, почему его не было. Надо сказать, что причина может быть и уважительной.
Важно! Наказание за проступок может быть назначено только одно. Так, если босс объявил проштрафившемуся работнику замечание, он уже не может за это нарушение его уволить!
Хотите узнать о видах докладных записок? Читайте материалы наших экспертов о внутренних и внешних записках.
Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.