Как интернет-магазинам оформлять чеки предоплаты и полного расчета

Рассказываем, как правильно выбивать чеки в разных ситуациях: если вы работаете по полной и частичной предоплате или когда клиент платит за покупку при получении товара.

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Компании и ИП, которые продают товары физлицам, обязаны применять онлайн-кассы и выдавать чеки. При интернет-торговле ККТ применяет тот, кто принимает деньги за товар. Это может быть как сам интернет-магазин, так и посредник, например курьерская служба.

В статье разбираем, кто и в каких случаях должен пробивать кассовый чек при оплате через интернет и как его оформить, если покупатель заплатил сразу всю сумму или внес предоплату.

Кто должен применять онлайн-кассу при продажах в интернете

Интернет-магазины должны использовать онлайн-кассу при наличных и безналичных расчетах с физлицами, а также с представителями бизнеса, если они оплачивают покупку наличными или банковской картой.

Есть несколько ситуаций, когда интернет-магазин может работать без онлайн-кассы:

1. Интернет-магазин работает только с компаниями или ИП и принимает деньги с расчетного счета на расчетный счет.
2. Предприниматель работает на НПД.
3. Покупатели оплачивают товары только в партнерском пункте выдачи или курьеру-посреднику.
4. Деньги всегда принимает не интернет-магазин, а платежный агрегатор, который и выдает чеки покупателям.

Если вы напрямую принимаете деньги у клиентов через платежные формы, по карте или наличными, в большинстве случаев онлайн-касса понадобится.

Клиенты добавляют товары в корзину, но не оплачивают

Сколько касс должно быть у интернет-магазина

Это зависит от того, как построен процесс продаж и в какой момент клиент оплачивает заказ.

Если клиент платит наличными или банковской картой, когда получает товар в офисе или при встрече с курьером интернет-магазина, продавец должен выдать покупателю бумажный чек в момент расчета. Значит, подойдет стационарная или переносная, мобильная онлайн-касса.

Если клиент платит картой на сайте, интернет-магазин должен отправить покупателю только электронный чек — на электронную почту покупателя или в СМС. В такой ситуации нужна облачная онлайн-касса. Такая ККТ обрабатывает платеж автоматически, без участия кассира. Она может находиться как у продавца, так и у стороннего сервиса, где ее арендуют за плату.

Если клиенты могут оплачивать товары и онлайн, и при получении, онлайн-касса должна уметь как печатать бумажные чеки, так и отправлять электронные. В такой ситуации есть два варианта:

• спользовать две кассы — стационарную или мобильную для очных расчетов и облачную для приема денег в онлайне;
• использовать техническое решение, которое поможет подключить оплату в интернете к стационарной кассе. Например, у Тинькофф Кассы есть партнер «Бизнес. Ру Онлайн-Чеки», который предлагает подходящий вариант.

Подбирайте онлайн-кассу в зависимости от модели бизнеса интернет-магазина.

Сколько чеков пробивать интернет-магазину

По общему правилу чеков должно быть два:

1. На предоплату. Этот чек оформляют, когда покупатель оплачивает на сайте товар, работу или услугу.
2. На зачет предоплаты. Этот чек оформляют, когда интернет-магазин вручил товар покупателю, выполнил работу или оказал услугу. В чеке указывают признак «зачет предоплаты» и указывают сумму аванса. Этот признак ставят и в случае частичной предоплаты, когда клиент внес, например, 20% от стоимости покупки, и в случае, когда клиент всю сумму заплатил заранее.

Есть два исключения:

1. Если товар отгружают в тот же день, когда получили предоплату, достаточно одного чека на полный расчет. Например, клиент заказал и оплатил на сайте несколько упаковок кофе, курьер привез заказ в тот же день. Чека на полный расчет, который получил клиент при оплате заказа, будет достаточно.

2. Бизнесу, который работает на упрощенке, налоговая служба разрешила оформлять один чек при получении полной предоплаты. Нужно предупредить покупателя о том, что чек будет один, — например, в оферте.

Особенности оформления чека

Чек при продаже через интернет-магазин оформляют так же, как при обычной торговле. В чеке должны быть все реквизиты, которые перечислены в законе о применении кассовой техники.

Разберем несколько нюансов:

1. Чек пробивает курьер интернет-магазина: в реквизите, который содержит сведения о выдавшем чек сотруднике, нужно указать должность и ФИО курьера.

2. Клиент платит на сайте: в реквизите «Адрес и место расчетов» указывают адрес сайта, например kupiutug.ru. А кассира не указывают.

3. Чек отправляют покупателю на почту или в СМС: в электронном чеке обязательно нужно указывать адрес электронной почты или номер телефона покупателя.

4. Если чек оформляет платежный агент — посредник или почта, — он обязан указать в чеке те же данные, что и продавец: наименование товаров, работ или услуг и их количество, адрес проведения расчета. То есть перед каждой оплатой продавец должен передавать такие данные агенту — например, в сопроводительных документах.

Дальше рассмотрим, как оформлять чек в разных ситуациях в зависимости от того, когда клиент оплачивает товар и как его получает.

Клиент полностью оплачивает товар в интернет-магазине

Если клиент на сайте оплачивает товар или услугу и вносит всю сумму, автоматическая онлайн-касса пробивает чек сразу же в момент оплаты и направляет его на электронную почту или в СМС на телефон покупателя. Печатать бумажный чек не нужно.

Анна покупает холодильник в интернет-магазине. Оплачивает его картой на сайте, получает электронный чек на почту и ждет доставку холодильника в назначенное время.

При передаче товара нужно пробить чек на зачет предоплаты: указать в нем ранее оплаченный товар и сумму первого чека. Не важно, как товар передают покупателю — клиент забирает покупку сам в офлайн-точке, получает от курьера интернет-магазина или посредника: чек на зачет предоплаты в любом случае оформляет интернет-магазин. Для упрощенцев, которые работают по полной предоплате, достаточно одного чека.

Клиент вносит часть суммы при заказе и доплачивает остаток при получении товара

Бывают ситуации, когда клиент частично оплатил товар в интернет-магазине, а остаток вносит при получении товара. В такой ситуации интернет-магазин выбивает первый чек на предоплату в момент оформления заказа и отправляет клиенту.

Второй чек на доплату и зачет предоплаты нужно выбить в момент окончательного расчета и передачи товара. Принцип такой: кто принимает деньги, тот и выбивает чек. Если клиент получает товар в офисе магазина или его доставляет собственный курьер компании, то чек выбивает интернет-магазин.

Если клиент забирает товар у посредника, чек выдает посредник. Интернет-магазину печатать второй чек не нужно.

Анастасия покупает одежду в интернет-магазине, вносит предоплату, остальную сумму должна заплатить службе доставки при получении. У Анастасии будет два чека:

Посредником может быть сторонняя курьерская служба, транспортная компания, Почта России, пункт выдачи заказов.

Как перевели ЖКХ-компании в онлайн

Клиент оплачивает товар при получении

Кто и как формирует чек, зависит от того, кто передает товар клиенту: интернет-магазин, посредник, например курьерская служба, или Почта России.

Клиент получает товар напрямую из интернет-магазина. Покупатель может забрать товар в офлайн-точке интернет-магазина или заказать доставку курьером.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала картой при получении. Товар привезет курьер интернет-магазина.

Если клиент оплачивает товар, когда забирает его в офлайн-магазине, все просто: чек выбивают в момент оплаты и передачи товара.

Если товар привозит курьер, оформление чека зависит от того, как это устроено в интернет-магазине:

1. Магазин применяет стационарную онлайн-кассу, которая стоит в офлайн-точке. Тем, кто занимается дистанционной торговлей, закон разрешил пробивать чеки через одну кассу, удаленную от места расчетов. При таком способе курьерам не нужно иметь при себе кассовый аппарат.

Чек можно выдать так: курьер дает покупателю считать QR-код с экрана смартфона или планшета. Такой чек равносилен кассовому чеку в электронной форме. Либо курьер может направить на номер телефона или адрес почты сведения, которые помогут идентифицировать кассовый чек: регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа — и адрес сайта, на котором покупатель может получить электронный чек.

2. У курьеров магазина мобильные кассовые аппараты. Сейчас есть варианты «2 в 1» — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема платежей банковскими картами. В таком случае курьер оформляет и выдает бумажный чек при передаче товара покупателю или отправляет его на электронную почту.

Клиент забирает товар у посредника. Бывают ситуации, когда клиент заказывает товар на сайте интернет-магазина и выбирает оплату при получении. У магазина нет своих курьеров, он пользуется услугами посредника — службы доставки.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала наличными при получении. Доставляет товар курьерская служба «Быстро-везу».

В такой ситуации обязанность сформировать чек и выдать его покупателю переходит к посреднику. В этом случае он агент — принимает платежи в пользу третьей стороны. Посредник принимает деньги от покупателя и выдает чек через свою онлайн-кассу. А потом переводит платеж интернет-магазину со счета на счет.

При оплате товара наложенным платежом на почте все так же. Почта России выдает чек, который сформировала на своей ККТ.

Главное

1. Если интернет-магазин продает товары физлицам и принимает от них оплату, нужна онлайн-касса. Исключение: ИП на НПД и самозанятые физлица без статуса ИП — они имеют право работать без онлайн-кассы.
2. Количество касс в интернет-магазине зависит от схемы работы бизнеса — когда и как покупатель может оплатить товар.
3. Если покупатель вносит полную или частичную предоплату при оформлении заказа, нужно выбить два чека — в момент оформления заказа и при передаче товара покупателю. Есть два исключения: интернет-магазин работает на УСН по полной предоплате или оплата и доставка происходят в один день — хватит одного чека.
4. Кто оформляет чек, магазин или посредник, зависит от того, какую предоплату вносит покупатель и как получает товар.

Предложение Тинькофф