Документ Авансовый отчет
Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.
Назначение документа
Авансовый отчет – документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на:
- хозяйственные нужды;
- покупку или оплату товаров (работ, услуг);
- командировочные расходы.
Рассмотрим заполнение Авансового отчета в зависимости от произведенных расходов.
Шапка документа
Номер
В поле Номер устанавливается порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.
В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.
Подотчетное лицо
В поле Подотчетное лицо указывается Фамилия Имя Отчество (ФИО) сотрудника, который составляет Авансовый отчет . ФИО выбирается из справочника Физические лица.
Программа 1С позволяет создать отчет от подотчетного лица, не являющегося сотрудником Организации. Таким лицом может быть работник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера.
Склад
В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.
Если подотчетное лицо приобрело ТМЦ, которые будут храниться на разных складах, то нужно принять к учету активы на один выбранный склад, а затем выполнить передачу ТМЦ на другие склады (при необходимости) документом Перемещение товаров.
Если в справочнике Склады зарегистрирован только один склад, то в документе Авансовый отчет поле Склад не отображается.
Организация
В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную . PDF
Ссылка НДС
Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.
При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе . Порядок ее заполнения следующий:
Тип цен – наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры .
- Если Тип цен выбран, то цена приобретения ТМЦ будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
- Если Тип цен не выбран, то будет подставляться последняя цена данного товара по любому из документов приобретения. Для ТМЦ, поступившего впервые, цена приобретения не заполнится, ее нужно установить вручную.
- НДС – выбирается один из вариантов либо НДС в сумме , либо НДС сверху . Выбранный вариант не влияет на проводки, а используется лишь для удобства указания НДС в табличной части.
- флажок НДС включать в стоимость устанавливается в том случае, если необходимо чтобы в проводках НДС был включен в стоимость товаров (работ, услуг) (далее – ТРУ) без выделения его на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
- Валюта — указывается валюта, в которой составляется авансовый отчет.
- Курс — курс валюты, в которой составляется авансовый отчет.
Табличная часть документа
Табличная часть документа Авансовый отчет состоит из нескольких вкладок:
Вкладка Авансы – обязательна для заполнения, если выдавался аванс, по которому еще не оформлялся документ Авансовый отчет .
Вкладка Товары – заполняется, если приобретались материалы, товары, иные активы (далее ТМЦ).
Вкладка Возвратная тара – заполняется, если ТМЦ приобретались с возвратной тарой.
Вкладка Оплата – заполняется, если подотчетное лицо выполняло задание оплатить или внести аванс за ТРУ, которые будут оформлены накладной (актом) на организацию.
Вкладка Билеты — заполняется, если работнику выдавались билеты, приобретенные организацией.
Вкладка Прочее – используется для отчета о приобретении работ (услуг), а также о командировке.
Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор .
Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.
Также добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.
Рассмотрим заполнение каждой вкладки.
Вкладка Авансы
Табличная часть вкладки Авансы содержит следующие графы.
Документ аванса
В графе Документ аванса указывается документ, которым в программе зарегистрирована выдача аванса подотчетному лицу.
При заполнении графы Документ аванса открывается форма Выбор типа данных PDF, где следует выбрать один из трех журналов в зависимости от того, каким способом выдавались средства под отчет:
Из соответствующего журнала выбирается документ выдачи аванса.
Сумма аванса
В графе Сумма аванса указывается сумма аванса, выданного подотчетному лицу. Графа заполняется автоматически при выборе документа выдачи аванса.
Вкладка Товары
Вкладка Товары заполняется при приобретении ТМЦ и содержит графы, которые условно можно разделить на две группы для отражения сведений о:
- наименовании, количестве, сумме ТМЦ;
- предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, на основании которого приобретены ТМЦ. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование ТМЦ из справочника Номенклатура. Если вид номенклатуры Услуги , то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Товары . Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее .
Код/артикул
По умолчанию графа Код/артикул в документе Авансовый отчет скрыта. При необходимости может быть добавлена в форму по кнопке Еще в шапке документа PDF. Графа Код/артикул состоит из двух строк:
- Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту строку выводится значение поля Код элементасправочника Номенклатура.
- Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований либо когда артикул присваивается поставщиком. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.
Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование .
Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов . PDF
При выполненных настройках колонка Артикул будет выведена в печатную форму Приходный ордер (М-4).
Количество
В графу Количество вводится количество поступивших ТМЦ.
В графе Цена вводится цена поступивших ТМЦ. Графа может заполняться:
Сумма
Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена .
В графе НДС заполняются сразу два поля:
- выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
- выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС :
- НДС в сумме
- НДС сверху .
Если НДС выделен в документах поступления, то его необходимо указывать в документе Авансовый отчет так, как это указано в первичке.
Всего
В графе Всего выводится стоимость ТМЦ с учетом НДС.
Счет учета
Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах . PDF
В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета ТМЦ, согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет учета можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый счет учета.
Счет НДС
В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на другом счете учета.
Поставщик
В графе Поставщик указывается наименование поставщика, который осуществил поставку ТМЦ. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с указанным Документом (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, которые будут заявлять вычет.
- флажок СФ не ставится,
- выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
Реквизиты счета-фактуры
Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ . Достаточно заполнить дату и номер предъявленного счета-фактуры. Счет-фактура автоматически будет создан в журнале Счета-фактуры полученные при проведении документа и отразится в нижнем поле графы Реквизиты счета-фактуры .
Номер ГТД/Страна
Графа Номер ГТД/Страна становится доступной в том случае, когда в программе включена Функциональность Импортные товары PDF. Графа заполняется только для импортных ТМЦ.
В графе заполняются два поля:
Номер ГТД – это регистрационный номер таможенной декларации, выбирается из справочника Номера таможенных деклараций.
Если в карточке номенклатуры будет указан номер ГТД PDF, то в графе Номер ГТД будет автоматически выведено его значение.
Графу Номер ГТД можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут оприходованы на новый номер ГТД.
БухЭксперт8 не рекомендует заполнять номер ГТД в разделе Импортный товар карточки номенклатуры. Если в Организацию будет поступать один и тот же товар, но с разными номерами ГТД, то в справочнике Номенклатура придется заводить несколько позиций номенклатуры, имеющих одинаковое наименование и различающихся номером ГТД.
В данной ситуации удобнее указывать номер ГТД непосредственно в документе Авансовый отчет , тогда в справочнике Номенклатура будет достаточно ввести одну позицию номенклатуры.
Поле Страна указывается страна происхождения товара. В эту графу автоматически подставляется то значение, которое указано в разделе Импортный товар карточки номенклатуры PDF. Если в карточке номенклатуры не заполнена страна происхождения, то ее можно выбрать из справочника Страны мира .
Расходы (НУ)
Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ) , которая может принимать значение:
Вкладка Возвратная тара
Вкладка Возвратная тара заполняется при приобретении подотчетным лицом материалов с возвратной тарой.
Стоимость возвратной тары не отражается в итоговой сумме документа Авансовый отчет и обязательствах подотчетного лица по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
На данной вкладке заполняются те же графы, что и на вкладке Товары , но применительно к таре.
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные аналогичной графы из вкладки Товары о документе, по которому приобретены ТМЦ с возвратной тарой. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование тары из справочника Номенклатура. Заполнение данной графы не имеет особенностей по сравнению с другими ТМЦ. Если вид номенклатуры Услуги , то такую позицию нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара . Приобретение услуг отражается на вкладке Прочее .
Количество
В графу Количество вводится количество поступивших единиц тары
В графе Цена вводится цена поступившей тары. Графа может заполняться:
Сумма
Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена .
Контрагент
В графе Контрагент указывается наименование поставщика на вкладке Товары , который поставил ТМЦ с возвратной тарой. Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
Счет учета
Графа будет видна, если в персональных настройках пользователя установлен флажок Показывать счета учета в документах . PDF
В графу Счет учета автоматически подставляется счет учета тары согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Счет расчетов
Графа Счет расчетов предназначена для отражения обязательства перед поставщиком по возврату тары. При заполнении строки в графе Счет расчетов будет автоматически выбран из Плана счетов счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Графу Счет расчетов можно изменить вручную.
Вкладка Оплата
Вкладка Оплата заполняется, когда подотчетное лицо отчитывается по оплате за товары (работы, услуги) (ТРУ).
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при оплате ТРУ. Сведения заполняются вручную.
Контрагент
Графа Контрагент состоит из двух строк:
- наименование контрагента – наименование поставщика, за товары (работы, услуги) которого подотчетное лицо осуществило оплату. Наименование выбирается из справочника Контрагенты.
- договор – номер и дата договора, по которому прошла оплата. Строка автоматически заполняется данными договора, который выбран в качестве основного или является единственным PDF. Если договоров несколько, а признака Использовать как основной ни у одного нет, то поле можно заполнить, выбрав нужный договор из справочника Договоры.
Содержание
В графе Содержание указываются ТРУ, за которые произведена оплата. Поле заполняется вручную. Данное поле является информационным и не выводится ни в отчеты, ни в печатные документы.
Погашение задолженности
В графе Погашение задолженности требуется указать способ, которым будет производиться погашение задолженности перед поставщиком:
- Автоматически – погашение задолженности будет проходить автоматически в разрезе указанного договора;
- По документу – задолженность закрывается по конкретным документам поступления. При выборе способа По документу , в поле ниже появится возможность перейти в форму Выбор документов расчетов с контрагентами . В данной форме следует установить:
- Период
- Счет учета
- переключатель Остатки : по дебету или по кредиту ,
и нажать на кнопку Сформировать . В созданном списке документов следует выбрать нужный документ поступления, по которому необходимо осуществить погашение задолженности.
- Не погашать – зачет авансов не будет проходить автоматически при проведении документа и оплаченная сумма отразится в авансах.
Сумма
В графе Сумма отражается сумма оплаты по Документу (расхода) . Заполняется вручную.
Счета расчетов
В графе Счета расчетов по умолчанию отражаются 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 60.02 «Расчеты по авансам выданным». Если расчеты с поставщиком ведутся по другим счетам, то их необходимо поправить.
Вкладка Билеты
На вкладке Билеты по кнопке Заполнить или Добавить автоматически указываются билеты, приобретенные организацией для данного работника из справочника Билеты .
Билет
В графе Билеты указывается нужный билет из справочника Билеты .
Сумма
В графе Сумма отражается стоимость билета.
В графе %НДС указывается ставка НДС, указанная в билете.
НДС (в т.ч.)
В графе НДС (в т.ч.) отражается сумма НДС, указанная в билете.
Перевозчик
В графе Перевозчик указывается наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
Счет затрат / Подразделение
В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:
- счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат PDF. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную;
- подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное . PDF
Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат по подразделениям . PDF
Субконто
- В графе Субконто отражается статья затрат статья затрат из справочника Статьи затрат:
- Вид расхода — Командировочные расходы.
Вкладка Прочее
Заполнение вкладки Прочее необходимо тогда, когда были приобретены работы или услуги, которые сразу будут отнесены на счета затрат. Затраты по командировке также отражаются на вкладке Прочее .
Документ (расхода)
Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при выполнении работ, оказании услуг, а также подтверждающего затрат на командировку. Сведения заполняются вручную.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование работ (услуг), командировочных затрат из справочника Номенклатура, вид номенклатуры Услуги . Наименования вида номенклатуры Товары также доступны для заполнения.
Сумма
В графе Сумма отражается сумма работ (услуг), командировочных затрат по Документу (расхода) . Заполняется вручную.
В графе НДС заполняются сразу два поля:
- выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТРУ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
- выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС :
- НДС в сумме
- НДС сверху .
Всего
В графе Всего выводится стоимость работ (услуг), командировочных затрат с учетом НДС.
Счет затрат/Подразделение
В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:
- счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат PDF. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную;
- подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное . PDF
Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат По каждому подразделению . PDF
Субконто
В графе Субконто отражается статья затрат, соответствующая произведенным расходам. Выбирается из справочника Статьи затрат или из справочника Прочие доходы и расходы в зависимости от установленного Счета затрат .
Счет НДС
В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF
Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на новом счете учета.
Расходы (НУ)
Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ) , которая может принимать значение:
Поставщик
В графе Поставщик указывается наименование поставщика, выполнившего работы (оказавшего услуги). Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.
В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с первичным документом, указанным в Документ (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, по которому НДС может быть принят к вычету.
В графе БСО проставляется флажок в том случае, когда поставщик выдал в качестве первичного документа квитанцию БСО. Если организация планирует принять НДС к вычету, выделенный в квитанции БСО, то необходимо рядом с флажком БСО проставить флажок СФ .
Реквизиты счета-фактуры
Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ . Если ставится:
- флажок только в графе СФ , то дата и номер СФ проставляются вручную. В результате при проведении документа Авансовый отчет формируется документ Счет-фактура полученный на поступление
- два флажка: в графе СФ и графе БСО , то дата и номер проставляются автоматически по дате и номеру из графы Документ (расхода) – формируется Счет-фактура (бланк строгой отчетности) автоматически в журнале Счета-фактуры полученные .
Счет затрат НУ
Графа Счет затрат НУ заполняется автоматически, по графе Счет затрат , заполненной для БУ. Если требуется указать другой счет, то его можно выбрать из Плана счетов .
Субконто НУ
Графа Субконто НУ заполняется автоматически статьей затрат, указанной в графе Субконто для БУ. Если требуется указать другое значение Субконто НУ , то его можно поменять в документе, выбрав из справочника Статьи затрат.
Подвал документа
Итоги
В графе Итоги приводятся:
- Выдано авансов – сумма полученного аванса из вкладки Авансы
- Расходы – указывается общая сумма израсходованных подотчетных средств из вкладок Товары , Оплата , Прочее
- Остаток/Перерасход – рассчитывается, как разница между итогами полей Выдано авансов и Расходы .
Все поля графы Итоги заполняются автоматически.
Назначение
В графе Назначение указывается назначение аванса. Заполняется вручную.
Приложение
В графе Приложение указывается количество приложенных к Авансовому отчету документов, а также общее количество листов у них.
Комментарий
В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.
Печатные формы документа
Из документа Авансовый отчет можно сформировать следующие печатные формы:
Печатные формы можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.Законодательством предусмотрен ряд гарантий и компенсаций для сотрудников, которые по.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите.К такому выводу в очередной раз пришел Минфин в Письме.
(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинетеОбсуждение (1)
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>Поздравляю с Днем Рождения!
Желаю дальнейшего развития! Здоровья и успехов всей команде Бухэксперта8.
Я очень рада, что для нас, бухгалтеров, наконец-то появился НАСТОЯЩИЙ помощник и друг.Содержание
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>