Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.
а) сводная годовая (консолидированная)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Отчеты об исполнении смет:
(1) При отсутствии годовых – пост.
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
а) по месту разработки и утверждения
До минования надобности
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
(1) После проведения взаиморасчета
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах
Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
Переписка о сроках и размере арендной платы
Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)
Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
Отчеты о платежах и поступлениях валюты:
(1) При отсутствии годовых – пост.
(2) При отсутствии годовых и квартальных – пост.
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
(1) После закрытия счета
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки
Отчеты по драгоценным металлам
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
(1) После окончания срока гарантии
Переписка о выдаче и возврате ссуд
(1) После погашения ссуды
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
(1) После замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним
Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новым
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями
(1) После погашения налогов
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей
Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства
Реестры расчета земельного налога
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:
(1) При отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Сведения о доходах физических лиц
(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
Реестры сведений о доходах физических лиц
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Стандарты, методики проведения аудита:
До замены новыми
Планы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
Программы аудита (общие):
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
Договоры оказания аудиторских услуг
(1) После истечения срока действия договора
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности
(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – пост.
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях
Положения об оплате труда и премировании работников:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
(2) При условии проведения проверки (ревизии)
Лицевые карточки, счета работников
Переписка о выплате заработной платы
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
До минования надобности (1)
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков
До минования надобности (1)
Лицевые счета акционеров
(1) После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)
Ведомости на выдачу дивидендов
Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках
(1) После выплаты компенсации
Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества
Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации
Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе
Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения
(1) После вынесения окончательного судебного решения
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.
При условии проведения проверки (ревизии)
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества
(1) После продажи
Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий)
Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда