Как подготовить акт передачи денежных средств
Акт приема-передачи денежных средств — это документ, в котором стороны фиксируют получение наличности. Регистр не обязателен, но его подписание означает отсутствие претензий у участников сделки друг к другу.
Когда нужен акт передачи денежных средств
Участники сделки вправе рассчитываться как наличным, так и безналичным путем — это зависит от условий договора. Если в соглашении о займе, аренде, купле-продаже установлен наличный порядок расчета, то одна сторона обязуется передать оговоренную сумму другой. Чтобы зафиксировать передачу наличности, стороны оформляют акт получения денежных средств, то есть официально актируют прием-передачу денег. Безналичные переводы не актируют: прием средств подтверждает проведенное платежное поручение и банковская выписка.
Акт приема-передачи денег — не обязательный документ. Юрлица сопровождают такие операции приходными кассовыми ордерами, а в дополнение оформляют квитанцию КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998). А физлица обходятся простой распиской. Акт служит дополнительным подтверждением статуса сделки: его оформляют исключительно по решению сторон.
Почему нельзя ограничиться распиской
Сделки между физлицами подтверждаются простой распиской в письменной форме. Но ее не всегда достаточно: если между сторонами возникнет конфликт и дело дойдет до суда, то подписанный акт подтвердит отсутствие претензий у сторон друг к другу на момент завершения сделки (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ № 18-КГ15-90 от 23.06.2015).
Для покупателей есть один нюанс: если для покупки понадобился займ у продавца, займодавец проводит операцию через онлайн-кассу и выдает чеки как при выдаче кредитной суммы и проведении платежа, так и в момент погашения займа (письмо ФНС № ЕД-4-20/18186@ от 18.09.2018).
Кто и в какой форме составляет документ
Унифицированной формы акта нет, как нет и конкретных требований в отношении того, кто обязан составить акт. Сделку актирует любая сторона — по собственной инициативе или по договоренности с контрагентом. К примеру, акт приема-передачи денежных средств по договору купли-продажи составляет продавец, чтобы подтвердить передачу товара и получение денег. Такая процедура выгодна и покупателю: актирование автоматически означает отсутствие претензий у продавца по взаиморасчетам.
Как его составить
Единого бланка не предусмотрено, стороны формируют акт в произвольной форме. При составлении документа учитывайте требования гражданского законодательства и особенности конкретной сделки.
Вот что следует включить в актовый регистр для приема-передачи денег:
- название документа, место и дату его составления;
- ссылку на договор — купли-продажи, оказания услуг, займа, аренды, дарения;
- название и реквизиты сторон;
- суть операции и сумму переданных наличных;
- факт отсутствия претензий.
Актовый документ подписывают обе стороны: продавец и покупатель, заемщик и заимодавец, арендодатель и арендатор, даритель и одаряемый. Если сделка сопровождалась платежными документами, перечислите их в качестве приложений к акту. Составьте регистр в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон договора.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как передать кассу новому кассиру при уходе в отпуск или увольнении прежнего. Используйте эти инструкции бесплатно.
Шаблон выглядит так:
приема-передачи денежных средств
«__»___________ ____ г.
_________________________________________ (наименование организации), именуем__ в дальнейшем «____________________», в лице______________________________________ (должность, Ф.И.О.), действующ__ на основании _________________________, с одной стороны, и гражданин(ка) РФ _________________________ (Ф.И.О.), именуем___ в дальнейшем «____________», паспорт серии _____ № __________, выдан ______________ (когда, кем), проживающ___ по адресу: ___________________________________________, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», по отдельности «Сторона», подписали настоящий акт о нижеследующем:
1. ___________________ передал, а ____________________ принял _____ (________________) рублей в соответствии с п. ____ Договора ________________ № _____ от «__»___________ ____ г.
2. Настоящим актом Стороны подтверждают, что _____________исполнил свои обязательства по Договору ______________ № ____ от «__»___________ ____ г. в полном объеме и надлежащим образом.
3. Стороны взаимных претензий не имеют.
4. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному — для каждой из Сторон.
А это пример составления:
Сколько хранить документ
В Приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 нет точного срока хранения для такого документа. Но в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 указано, что бухгалтерские регистры следует хранить минимум 5 лет.
Нормативная база
Если меняете или отправляете в отпуск кассира, составлять акт получения денежных средств не нужно. Для передачи денег и сопроводительных документов проводят инвентаризацию кассы и оформляют акт инвентаризации ИНВ-15. Дополнительно предыдущий кассир пишет расписку, что оприходовал все ценности в кассе и сдал в бухгалтерию приходные и расходные кассовые документы.