Акт об отсутствии документов
Акт об отсутствии документов — это свидетельство о подтверждении факта пропажи деловых бумаг или недостатка вложенной корреспонденции в письме. Оформляется должностным лицом в присутствии свидетелей.
Когда составляется
Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.
При обнаружении пропажи документов в организации
Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.
Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:
- сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
- основание для образования комиссии;
- выясненные причины пропажи;
- выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
- подписи всех лиц, участвовавших в процессе.
Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»
об утрате документов
г. Москва | «28» октября 2019 г. |
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:
23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.
В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.
Председатель комиссии Петров Петров А.А.
Иванова Иванова А.А.
Сидорова Сидорова А.А.
С актом ознакомлены:
Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.
В почтовом отправлении
Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.
Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.
о несоответствии вложения представленной описи
г. Москва | «28» октября 2019 г. |
28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».
В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:
- Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
- Акт сверки за 2019 г.
Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).
Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
Акт составлен в трех экземплярах.
Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.
Секретарь Петрова Петрова А.А.
Специалист почтового отделения
Иванова Иванова А.А.
В суде
Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.
В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.
Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.
Басманный районный суд города Москвы
об отсутствии документов или других вложений в почтовых
отправлениях (документов, поданных в электронном виде)
г. Москва | «28» октября 2019 г. |
В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.
При поступлении почтового отправления установлено:
- Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
- Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.
Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.
Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.
Секретарь Иванова Иванова А.А.
Секретарь Сидорова Сидорова А.А.
«28» октября 2019 г.
Обязательные реквизиты
При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:
- название предприятия и его реквизиты;
- место составления и дата;
- название;
- текст;
- ссылка на приложения (если есть);
- подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.
Ответственность
Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.