Детские магазины кажутся волшебным, сказочным миром не только малышам, но и их родителям. Если вы откроете такой магазин, то сможете стать успешным предпринимателем. Но сначала необходимо знать, какие формальности требуются.
Юридические документы
Комплект документов (его объем и содержание) будет зависеть от формы собственности магазина, формата (онлайн/оффлайн), наличия франшизы, расположения помещения под детский магазин (торговый центр, отдельный киоск, ларек, помещение в жилом доме или пристройка к нему). Мы опишем базовую установку.
Для того чтобы открыть магазин по продаже детских товаров (кроме продуктов питания), вам потребуется:
- Регистрационные документы (пакет документов для их получения мы опишем в параграфе "Бухгалтерская документация").
- Документы, подтверждающие право владения/использования помещения под магазин (договор аренды/покупки/дарения).
- Налоговый номер индивидуального предпринимателя или Устав, Решение о создании компании и Протокол голосования учредителей (для ООО/Компании).
- Отчеты Росстата (для ИП и ООО), Пенсионного фонда и Фонда медицинского страхования (для ООО).
- Заявки от СЭС и пожарной инспекции (СЭС), разрешение Роспотребнадзора, согласование с местным муниципалитетом.
- Копии документов, подтверждающих личность владельца бизнеса (предпринимателя/учредителя).
- Набор договоров, необходимых для законного функционирования детского магазина.
- Инструкция по пожарной безопасности для вашего магазина. SIP проверен.
- Программа промышленного контроля (ICP). Проверено СЭС.
- Письмо о начале деятельности (не подшивается в папку документов, а отправляется в Роспотребнадзор заказным письмом).
Особое внимание следует уделить сертификатам на товары. Если несколько лет назад было безопасно продавать дешевые аналоги детских товаров, то сегодня идет активная работа по выходу на рынок безопасной, оригинальной продукции. Если вы покупаете товары у оптовиков в Российской Федерации, достаточно запросить у них сертификат. Если вы планируете импортировать товары из-за рубежа, сертификация ляжет на ваши плечи.
На первом этапе подготовки и сбора документов вам нужно будет заключить договор аренды (если вы не являетесь собственником помещения) и зарегистрировать детский магазин как бизнес. Договор аренды будет необходим для регистрации магазина (в случае компании с ограниченной ответственностью), а также для получения заявлений и разрешений от регулирующих органов.
Вам понадобятся согласия и одобрения со стороны регулирующих органов:
- Запрос из СЭС о соответствии помещения санитарным нормам для детских магазинов.
- Запрос из Государственной пожарной инспекции о соответствии помещения нормам пожарной безопасности для данного типа магазина.
- Согласие на размещение магазина в выбранном помещении. Выдано Роспотребнадзором на основании отчетов СЭС и ЦФО.
- Согласие Департамента архитектуры на размещение наружной рекламы (выдается с согласия владельца здания). В Москве и Санкт-Петербурге потребуется согласие на реконструкцию фасада и тип вывески.
- Если на территории магазина есть парковка для клиентов, необходимо согласие дорожной инспекции.
Чтобы получить эти документы, вам необходимо написать заявление в соответствующий орган. От вас могут потребовать и другие документы (копия регистрационных документов, кадастровый паспорт помещения, документы из БТИ, документы, подтверждающие право собственности/использования помещения).
ИГП потребуется описание системы противопожарной защиты, копия лицензии компании, установившей систему, и руководство по ППБ (пожарной безопасности) для данного помещения.
В дополнение к разрешениям потребуется набор контрактов:
- На поставку материалов и оборудования для реконструкции. Сертификаты на материалы, счета-фактуры и другая документация должны быть сохранены.
- Для приобретения товаров. Сертификаты на товары и счета-фактуры должны быть сохранены.
- На приобретение торгового оборудования. Сертификаты, счета-фактуры и другая документация должны быть сохранены.
В обязательном порядке включает:
- Договор на химчистку или стирку униформы и мягкого инвентаря сотрудников магазина (стирка на дому запрещена);
- Договор о периодических медицинских осмотрах работников (работодатель обязан обеспечить работников медицинскими осмотрами, актуальной медицинской книжкой и оплатить больницу за эти услуги!)
Если вы арендуете помещение в торговом центре, вам не понадобится следующий пакет договоров. За них отвечает арендатор (проверьте, есть ли соответствующее положение в договоре аренды).
К таким соглашениям относятся:
- обеспечивать водой;;
- для обеспечения отопления;
- на поставку электроэнергии;
- проводить работы по дезинфекции, дезинсекции и дератизации
- Для сбора твердых бытовых отходов;
- Для удаления и утилизации ртутьсодержащих ламп;
- Монтаж систем противопожарной защиты и их обслуживание;
- Установка систем вентиляции и кондиционирования воздуха, их периодическая дезинфекция и обслуживание.
Полный комплект документов можно получить у инспекторов контролирующих органов.
Бухгалтерские документы
Для регистрации детского магазина потребуется небольшой пакет документов:
Заполненная форма заявления R11001
Заполненная форма заявления R11001
Документы, удостоверяющие личность (паспорт) учредителей
Документы, удостоверяющие личность (паспорт) предпринимателя
Индивидуальный налоговый номер
Квитанция об уплате государственной пошлины
Квитанция об уплате государственной пошлины
Гарантийное письмо от владельца помещения о юридическом адресе магазина или договор аренды помещения
При открытии детского магазина создайте папку для следующего набора документов
- контракты на поставку складского и торгового оборудования
- заказы на поставку игрушек и других детских товаров
- счета-фактуры, акты приема-передачи, квитанции на приобретенные товары и оборудование;
- сертификаты на товары, материалы и оборудование.
Делая ремонт и завозя оборудование, не забывайте отправлять в налоговую инспекцию нулевой ежемесячный отчет. Остальные бумаги из ФНС придут после того, как вы откроете свой магазин и получите первую прибыль. Предоставлять отчеты в соответствии с графиком, предусмотренным законом.
Для работы детского магазина вам необходимо заказать и легализовать фискальный кассовый аппарат (онлайн-кассу, фискальный кассовый аппарат).
Для этого потребуется:
- заключить договор на поставку аппарата (фискального кассового аппарата);
- заключить договор на поставку и обслуживание носителя фискальной информации для фискального кассового аппарата;
- заключить договор на предоставление интернет-услуг;
- ввести фискальный кассовый аппарат в учет налоговой службы.
- Установить кассовый аппарат на баланс предприятия (для предприятия).
Вы можете не покупать кассовый аппарат сразу, если платите налог по системе ЕНВД. Но покупатели все равно должны получать документ, подтверждающий оплату покупки (чек), а копию хранить в специальной папке.
При планировании детского магазина стоит подумать об открытии расчетного счета. В случае общества с ограниченной ответственностью это обязательно; счет открывается директором при регистрации предприятия.
Для открытия счета предприниматель/директор компании должен лично явиться в банк с документом, удостоверяющим личность (паспорт), свидетельством о государственной регистрации, выписками (из Росстата и Единого государственного реестра физических/юридических лиц). Директор детского магазина должен принести распоряжение о назначении его первым руководителем рабочего места.
В банке предприниматель/директор заполняет заявление на открытие банковского счета и оставляет образец подписи.
Прочие документы
Традиционно предприниматели не считают эту группу документов самой важной. Мы пишем об этом потому, что хорошее ведение этой группы документов поможет в работе с наемными сотрудниками и инспекторами СЭС, Роспотребнадзора, Госпожнадзора, Трудовой комиссии.
Мы ссылались на "Другое":
- кадровая документация;
- описание пакета документов для уголка потребителя;
- комплект инструкций, журналов и приказов по обеспечению пожарной безопасности и санитарного режима в магазине.
Комплект кадровых документов включает в себя:
- книга учета движения трудовых книжек;
- набор должностных инструкций и инструкций для персонала;
- реестр приказов по персоналу и папка, содержащая эти приказы;
- график работы персонала;
- соглашения об индивидуальной или коллективной ответственности;
- график отпусков сотрудников детского магазина;
- табель учета рабочего времени;
- график отпусков для сотрудников магазина.
Если вы не будете нанимать персонал, вам не понадобится этот комплект документов, в отличие от комплекта документов для Уголка потребителя. Уголок потребителя должен быть в каждом помещении, обслуживающем клиентов, независимо от размера и формы собственности.
Комплект "Уголок потребителя" включает в себя:
Обращение в детский магазин
- название магазина;
- копия регистрационных документов;
- идентификационный номер налогоплательщика или уставные документы (копии);
- часы работы.
Что касается законодательной базы
- ZOPP;
- условия продажи;
- книгу с комментариями и предложениями;
- Информация о местных отделениях Роспотребнадзора (СЭС), ГПИ с номерами телефонов.
Что касается управления магазином
- Полное имя руководителя/предпринимателя;
- Контактная информация.
Последний пакет документов касается работы с Роспотребнадзором и пожарными. Вы можете купить готовый и заполненный комплект документов для работы с этими организациями, либо сформировать и ввести их самостоятельно.
- журналы регистрации несчастных случаев
- инструкции для младшего персонала (уборщиц)
- записи о проверках со стороны надзорных органов
- Копия Закона о ППБ
- Инструкции по ППБ
- Общие указания по очистке
- Руководства по технике безопасности
- Регистры несчастных случаев
- Инструкции по охране труда и технике безопасности
- График санитарной очистки
- Инструкции о том, как должен вести себя персонал магазина в случае пожара
- Регистрация аккредитации на группу I по электробезопасности для персонала без специальной подготовки
- План эвакуации (для магазина с 10 и более сотрудниками)
- Запись работ по дезинфекции вентиляционной системы
- Потребление дезинфицирующих средств
Если вы арендуете помещение в торговом центре, многие документы, например, касающиеся уборки и дезинфекции, должны храниться у администрации центра (если в договоре аренды не указано иное). А лицо, назначенное арендодателем, отвечает за пожарную безопасность в торговом центре. В других случаях документальная база детского магазина, необходимая для работы без штрафов и предписаний, хранится у администрации магазина.
Все подготовленные журналы должны быть:
- пронумерованные (поставьте номер ручкой в правом верхнем углу листа, начиная с титульного листа);
- переплетенные (на последней странице должна стоять печать магазина, а внизу должен быть список с указанием количества переплетенных страниц).
Мы не претендуем на исчерпывающее освещение темы документации в детском магазине, но надеемся, что вы имеете представление о количестве необходимой документации и готовы приступить к ее сбору.