Организация и порядок ведения претензионной работы юристом
В реальной хозяйственной практике довольно часто возникают ситуации, когда контрагенты нарушают взятые на себя обязательства. Бывает наоборот, нарушений не было, но контрагент, заблуждаясь в толковании фактических обстоятельств, связанных с исполнением обязательства, необоснованно предъявляет претензию.
Указанные неприятные ситуации требуют урегулирования, в ходе которого возникает ряд важных вопросов как правового, так и неправового характера.
В крупных компаниях в исполнении обязательств задействованы не все, а лишь часть подразделений и служб организации, поэтому о возникшей проблемной ситуации, связанной с нарушением договорных отношений, зачастую ни руководитель организации, ни субъекты претензионно-исковой работы не знают. Незначительные спорные моменты разрешаются сотрудниками компании на месте. Предъявление претензии, а тем более иска, является констатацией наличия неурегулированного разногласия. Только из предъявленной или полученной претензии руководство зачастую впервые получает информацию о существовании нарушения обязательства.
Организация претензионно-исковой работы имеет важное значение для налаживания договорной дисциплины и способствует улучшению качества товаров, работ и услуг, продаваемых и приобретаемых компанией.
Комплекс мероприятий экономико-правового характера, направленных на урегулирование спорных ситуаций, связанных с ненадлежащим исполнением обязанностей компании перед контрагентами или контрагентов перед компанией, называется претензионной работой.
В научной и учебной литературе к данной форме работы применяется другое понятие — претензионно-исковая работа 1 . Но в рамках настоящего учебника, исходя из архитектоники главы, методически материал разделен на претензионную, исковую и медиативную работу. Поэтому в этом параграфе будет употребляться дефиниция «претензионная работа» и материал рассматривается без учета других форм разрешения спора.
Важность претензионной работы обусловлена тем, что предъявление претензии часто является предпосылкой для обращения в суд (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). В случае нарушения этого условия, в соответствии с п. 5
ч. 1 ст. 129 АПК РФ, исковое заявление подлежит возвращению. А если нарушение претензионного порядка было установлено уже после принятия искового заявления к рассмотрению, то такой иск остается без рассмотрения на основании предписания п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ.
Целью претензионной работы является урегулирование спорной ситуации, возникшей между договорными контрагентами, разрешение имущественного спора.
Иначе говоря, чтобы возникшие разногласия не перешли в спор и были разрешены в досудебном порядке, что в конечном счете приводит к удовлетворению требований.
В ходе претензионной работы решаются следующие задачи [1] [2] :
— выявить случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств;
- — проанализировать причины неисполнения договорных обязательств как самой организацией, так и ее контрагентами;
- — выяснить позицию контрагентов по содержанию исполнения обязанностей;
- — уменьшить негативные последствия, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязанностей (предупредить и снизить непроизводительные расходы);
- — убедить контрагента в наличии нарушений в исполнении обязательств с его стороны и оснований для ответственности;
- — убедить контрагента в отсутствии нарушений обязательств и оснований ответственности со своей стороны;
- — адаптировать правовые связи к изменившейся ситуации;
- — защитить и восстановить имущественные и неимущественные права и охраняемые законом интересы организации;
- — прекратить правовые отношения, если продолжение их оказывается нецелесообразным.
Претензионная работа складывается из двух направлений: претензионная работа с поступающими претензиями и предъявление претензий контрагентам.
Претензионная работа организуется и ведется на основании принципов [3] :
- 1) оценки целесообразности сохранения правовой связи;
- 2) формирования письменных средств доказывания, создаваемых в ходе претензионно-исковой работы;
- 3) приоритета внесудебного разрешения конфликта над судебным разрешением спора;
- 4) приоритета цели минимизации негативных последствий нарушения над целью возмездия.
Рассмотрим содержание этих принципов.
Принцип оценки целесообразности сохранения правовой связи заключается в том, что главный вопрос, который следует разрешать как при предъявлении претензии или иска, так и при получении претензии или иска от контрагента, — насколько необходимо сохранение правоотношения с контрагентом для ведения предпринимательской деятельности. Следует тщательно взвесить: а) расходы, связанные с построением нового правоотношения, взамен того, в котором обнаружено правонарушение; б) возможность замены этого контрагента по роду продаваемого им товара, выполняемых работ или услуг; в) частоту нарушений договора этим контрагентом, для решения вопроса о том, можно ли его оценить, как «надежного» или нет; г) как долго существует правоотношение.
По результатам такого осмысления должно быть принято решение для всей дальнейшей стратегии претензионной работы: сохранять или разрушать правовую связь с контрагентом.
Следует отметить, что юрист показывает правовые последствия разрыва или сохранения отношений со спорящим контрагентом. Но решение должен принимать руководитель компании с учетом анализа информации структурных подразделений. Возможна ситуация, когда в исполнении обязательства заинтересованы несколько подразделений, поэтому необходимо выявить и проанализировать мнение всех заинтересованных лиц. Разрушение правовой связи в результате неверно избранной стратегии претензионно-исковой работы может причинить организации значительно больший ущерб, чем предотвращенный, вызванный однократным случайным и легко устранимым нарушением.
Следующий принцип заключается в формировании письменных средств доказывания, создаваемых в ходе претензионно-исковой работы.
Необходимо учесть, что как сама претензия, так и ответ на нее в дальнейшем могут быть использованы при рассмотрении спора в суде. При этом все обстоятельства, изложенные в претензии и ответе на нее, будут рассматриваться другой стороной спора как установленные, со ссылкой на эти документы.
Принцип приоритета внесудебного разрешения конфликта над судебным разрешением спора. Судебная статистика показывает, что в среднем разрешение спора в арбитражном суде осуществляется, как правило, в пределах девяти месяцев. После выдачи исполнительного листа требуется возбуждение исполнительного производства, что также предполагает определенные временные и материальные затраты. В отличие от судебного решения, добровольные договоренности исполняются чаще и не вредят репутации [4] .
Кроме того, участие в судебном разбирательстве может негативно сказаться на репутации организации, уменьшить доверие к ней со стороны контрагентов, так как, проверяя статус контрагента в картотеке арбитражных дел, находящейся в открытом доступе в сети Интернет, в базе данных, где собраны все судебные споры в отношении субъектов предпринимательской деятельности, будет установлено частое участие в судебных спорах в качестве ответчика. Это может вызвать настороженность со стороны потенциальных контрагентов.
Отмеченное позволяет констатировать, что если имеется возможность разрешить спор без обращения в суд, то следует ею пользоваться.
Принцип приоритета минимизации негативных последствий нарушения над возмездием. Иногда чувство мести в связи с нарушением договорных отношений приводит к затяжному конфликту, переходящему в различные правовые формы, начиная от гражданско-правовых и заканчивая попыткой привлечения к уголовной ответственности. Контрагент-нарушитель не будет спокойно смотреть на происходящее и тоже начинает выбирать адекватные формы защиты, довольно часто с привлечением СМИ. Все это не будет способствовать эффективной деятельности компании.
Как правило, издержки и вред от выбора таких форм разрешения спора значительно превышают потенциальную пользу. Именно поэтому следует ориентироваться на поиск такого выхода, который позволял бы восстановить положение, существовавшее до нарушения, и уменьшить потери.
В некоторых компаниях, где претензионная работа обширна, создаются специальные подразделения (претензионные отделы). Но в любом случае работа с поступающими претензиями, как правило, ведется под руководством юридической службы, при этом от грамотного ответа на претензию зависят возможность досудебного урегулирования конфликта, перспективы дела при рассмотрении его в суде и во многом судьба самой связи с данным контрагентом.
Таким образом, оптимальная структура организации претензионноисковой работы определяется в организации исходя из особенностей ее деятельности, и универсального «рецепта» здесь быть не может.
В зависимости от структуры компании, видов ее деятельности, специфики договорных связей, организация претензионно-исковой работы может осуществляться по-разному.
Субъектом ведения претензионной работы могут являться:
- — юридический отдел организации (при наличии);
- — юрист организации;
- — работник организации (при отсутствии в штате юриста);
- — консалтинговая организация, оказывающая юридические услуги, адвокаты и иные лица по соглашению сторон.
Если в организации создан юридический отдел, то ведение претензионно-исковой работы поручают юристу этого подразделения, но организует и координирует эту работу руководитель юридического отдела. Необходимость координации обусловлена получением информации от различных исполнителей договора, по которому возникли противоречия с контрагентами.
При отсутствии в структуре организации юридического отдела ведение данной работы осуществляет юрист организации. При отсутствии в штате организации юриста ведение этой работы поручают одному из сотрудников, который, как правило, занимается договорной работой (например, экономист по договорной и претензионной работе).
Также организации, не часто сталкивающиеся с необходимостью ведения претензионно-исковой работы, экономя на средствах фонда заработной платы и отчислениях в соответствующие внебюджетные фонды, при возникновении взаимных недопониманий с контрагентами обращаются к услугам консалтинговых кампаний по оказанию юридических услуг или к отдельным юристам, в том числе адвокатам, чтобы они составили претензию и принимали участие в переписке и переговорных процессах. В этих случаях может быть заключен агентский договор (ст. 1005 ГК РФ).
Субъект ведения претензионно-исковой работы оформляет претензию, если соответствующими структурными подразделениями ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о фактах допущенных нарушений и позволяющие обосновать претензию.
Организация и ведение претензионной работы включает в себя:
- — получение от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий, в том числе по дебиторской задолженности;
- — проверку наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;
- — составление проекта претензий и представление на подпись руководителю организации;
- — учет и регистрацию предъявленных и поступивших претензий;
- — проверку законности предъявленной претензии и ее обоснованности (наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т. д.);
- — запрос недостающих документов по полученным претензиям;
- — рассмотрение претензий, поступивших от контрагентов;
- — направление претензий структурным подразделениям, с деятельностью которых связана данная претензия, для проверки расчетов и представление всех документов, необходимых для разрешения претензий;
- — составление проекта ответа на претензию и представление на подпись руководителю организации;
- — анализ и обобщение практики рассмотрения претензий, внесение предложений руководителю организации об ответственности конкретных лиц и структурных подразделений, допустивших нарушения хозяйственных обязательств перед контрагентами;
- — осуществление методического руководства претензионной работой, если она проводится другими подразделениями.
Начинается подготовка материалов с подразделения, ответственного за исполнение договора. Должны быть подобраны все материалы, связанные с исполнением договора: подлинный договор, протоколы разногласий, при их наличии, изменения и приложения к нему; копии первичных бухгалтерских документов, подтверждающих передачу товаров, уплату денег; копии актов о выявленных нарушениях обязательств (коммерческий акт, акт общей формы и пр.); служебные записки с объяснениями работников о нарушении обязательства; любая переписка между сторонами, банковские документы и др. Подготовленные материалы руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение договора, или руководитель организации передают в юридический отдел для подготовки предложений о целесообразности сохранения правовой связи и о фактической и юридической обоснованности претензии.
Юридическая служба дает юридическую характеристику сложившейся ситуации — определяет, был ли заключен договор (не всегда это письменный документ, под названием «договор», но который в действительности означает, что договор был фактически заключен, так как бывают ситуации, когда не соблюдаются существенные условия такого договора, его форма, наличие полномочий сторон и пр.), соблюдены ли срок и порядок предъявления требования, есть ли юридические основания для его удовлетворения, оценивает перспективы судебного спора. Итогом работы юридической службы будет предварительный вывод о юридической обоснованности претензии.
В результате оценки выводов юридической службы и структурного подразделения, ответственного за исполнение обязательства, принимается решение о судьбе претензии, ее удовлетворении, отказе в ее удовлетворении или необходимости вступления в переговорный процесс. Если принимается решение о подготовке письменного ответа, это делает юридическая служба.
Результат работы с претензией следует оформлять подробной служебной запиской с описанием логики принятия решения — в дальнейшем этот документ поможет при подготовке к судебному разбирательству, даже если работник, ответственный за претензию, не сможет дать пояснения (расторгнет трудовой договор, уйдет в отпуск и пр.).
Субъект ведения претензионно-исковой работы периодически отчитывается перед руководителем организации, в сроки и порядке, установленные в Положении о претензионно-исковой работе, а также проводит анализ причин неисполнения организацией и ее контрагентами договорно-правовых обязательств.
В процессе ведения претензионной работы составляется претензия.
В юридической литературе даются различные дефиниции претензии [5] , но, не вдаваясь в детали их критического анализа, предлагаем свое определение, которое, как нам представляется, отражает сущность этой правовой категории.
Претензией является требование одного лица, заявленное другому лицу в письменной форме, о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве РФ или договоре.
В отличие от других определений, авторы учебника считают, что в претензии в обязательном порядке не надо пугать контрагента обращением в суд. В некоторых случаях это играет роль «красной тряпки», и контрагент пойдет «на принцип» и доведет дело до суда, зная, что решение по делу часто бывает непредсказуемым, так как зависит от усмотрения судьи. То есть контрагент не пойдет на согласование спорных моментов в досудебном порядке.
Исходя из предложенного определения, можно выделить следующие признаки, характеризующие претензию:
- — всегда существует в письменной форме;
- — содержит требование, обращенное к контрагенту;
- — связана с нарушением субъективного права;
- — содержится требование о добровольном исполнении.
В практике встречаются различные претензии в зависимости от целей, на которые они направлены. В связи с этим важно заранее определить, какой вид претензии получила компания сама и какой вид она желает направить контрагенту. Ошибки в определении вида претензии чреваты неверным определением стратегии работы с ней и недостижением ожидаемого от ее использования результата.
Претензия может выступать в двух различных формах: формальная претензия и предложение об урегулировании.
Целью предъявления формальной претензии является подготовка к судебному разбирательству. Как уже отмечалось ранее, такая необходимость может быть установлена в законе или предусмотрена договором.
Это значит, что до обращения с иском в суд лицо обязано обратиться с претензией к контрагенту, и только если претензия не будет удовлетворена, можно обращаться с исковым заявлением в судебные органы [6] .
Предъявляя такую претензию, лицо не рассчитывает на ее удовлетворение, более того, оно не расположено на урегулирование спора. Соблюсти установленную процедуру и срок — единственная решаемая задача. Для составления претензии отсутствуют единые четкие требования, поэтому по оформлению она должна соответствовать общим требованиям к форме сделок (ст. 158—160 ГК РФ), а во всем остальном подчиняется правилам, установленным обычаями делового оборота. Так, текст такой претензии начинается с наименования документа — «Претензия». Далее фактически излагается содержание предмета и основания будущего иска. Это необходимо для того, чтобы в будущем избежать споров о соблюдении претензионного порядка именно по поданному иску.
Несмотря на то что это формальная претензия, к ней все равно прикладываются документы, обосновывающие предъявленные требования. Документы могут быть приложены в виде подлинников или надлежаще удостоверенных копий (с печатью организации и подписью уполномоченного лица). Формальная претензия направляется заказным письмом либо вручается под роспись, либо передается через нотариуса. В любом случае отправитель такой претензии должен иметь доказательства для суда, подтверждающие направление претензии.
Общий срок рассмотрения претензии установлен в ч. 5 ст. 4 АПК РФ и составляет 30 дней, однако в законе или договоре может быть предусмотрен иной срок для ее рассмотрения (табл. 3.2.)
Целью направления претензии об урегулировании является попытка наладить нарушенную правовую связь, устранить нарушение.
Лицо, направляющее такую претензию, не планирует обращаться в суд, но при этом более не готово терпеть нарушение обязательства.
В названии такой претензии может быть указание — «Об урегулировании разногласий». В таких претензиях не содержатся угрозы, а, как правило, делаются конструктивные предложения либо намерение вступить в переговоры.
Отдельные сроки рассмотрения претензий
Характер спорного правоотношения
Норма закона
Срок ответа на претензию
Обжалование решений (требований, актов) налогового органа
Пункт 2 ст. 138 НК РФ
Обжалование решения об отказе в государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Абзац 2 ч. 1 ст. 25.2 Закона о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Споры при заключении договора в обязательном порядке
Пункт 1 ст. 445 ГК РФ
Споры при изменении, расторжении договора
Пункт 2 ст. 452 ГК РФ
Споры при расторжении договора аренды
Пункт 3 ст. 619 ГК РФ
Споры при расторжении договора банковского счета
Пункт 1 ст. 859 ГК РФ
Споры при заключении государственного или муниципального контракта
Пункт 3 ст. 528 ГК РФ
Споры при заключении договора поставки для государственных или муниципальных нужд
Пункт 4 ст. 529 ГК РФ
Споры, вытекающие из грузоперевозок
Пункт 1 ст. 797 ГК РФ
Споры, вытекающие из авиаперевозок грузов, почты
Пункт 3 ст. 124 ВК РФ
Споры, вытекающие из железнодорожных перевозок грузов
Статья 120 УЖТ РФ
Споры, вытекающие из перевозок пассажиров, грузов автотранспортом
Статья 39 УАТ РФ
Споры, вытекающие из перевозок грузов морским транспортом
Пункт 1 ст. 403 КТМ РФ
Споры, вытекающие из перевозок внутренним водным транспортом
Пункт 1 ст. 161 КВВТ РФ
Характер спорного правоотношения
Норма закона
Срок ответа на претензию
Споры, вытекающие из договора транспортной экспедиции (претензии экспедитору)
Пункт 1 ст. 12 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»
Споры, вытекающие из договора перевалки груза
Часть 1 ст. 25 Федерального закона от 08.11.2007 № 261-ФЗ «О морских портах в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
Споры, вытекающие из договора об оказании услуг связи
Пункт 4 ст. 55 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»,
ч. 7 ст. 37 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»
По почтовым отправлениям в пределах одного населенного пункта — 5 дней, по остальным —
Споры о качестве туристского продукта (претензии туроператору)
Часть 7 ст. 10 Федерального закона от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»
Споры о нарушении исключительных прав
Пункт 5.1 ст. 1252 ГК РФ
Споры о выплатах по договору ОСАГО
Пункт 1 ст. 16.1 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»,
абз. 3 п. 1 ст. 19 того же Федерального закона
10 дней — до 1 января 2019 г.
Ответ на претензию — письменное обращение к лицу, направившему претензию, содержащее оценку претензионного требования.
Обязанность давать ответ на претензию иногда непосредственно предусмотрена в законодательстве. Так, например, эта обязанность вытекает из предписания п. 6 ст. 13 Закона РФ «О защите прав потребителей» и соответствующей ему правоприменительной практики [7] , а также из положения абз. 3 п. 21 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств».
Вместе с тем обычаи, этические нормы и правила делового общения требуют направления какого-то ответа на претензию. Как и претензии, по целям направления ответы на претензию могут быть классифицированы.
Формальный ответ. В случае если лицо считает, что претензия подлежит удовлетворению в полном объеме, то в ответе на нее указываются мероприятия, которые будут проведены, и сроки. Если выполнение требований контрагента не требует временных затрат и проведения каких- либо мероприятий, то можно ограничиться звонком или электронным письмом.
Отсутствие ответа на претензию при ее удовлетворении допустимо в разовых правоотношениях (например, с потребителями), в долгосрочных правоотношениях это не вполне соответствует деловым обыкновениям.
Если же компания считает, что претензия не подлежит удовлетворению, то, по усмотрению такой компании, представление ответа на нее зависит от избранной тактики дальнейшей работы. Он может вовсе не даваться, либо даваться краткий ответ следующего содержания: «Настоящим извещаем Вас о том, что Ваша претензия не обоснована и не подлежит удовлетворению». Как правило, в таком ответе не содержится развернутая аргументация причин отказа в ее удовлетворении. Соответствующую аргументацию противная сторона бережет для суда. Если к претензии были приложены подлинные документы, то они возвращаются, к ответу на претензию, по желанию отвечающей на претензию стороны, могут быть приложены документы, подтверждающие обоснованность отказа.
Ответ об урегулировании. Если контрагент не желает прекращать правоотношение, он может направить ответ на претензию с предложением изменить договор, провести экспертизу, попытаться объяснить причины нарушения. При получении такого ответа можно считать, что контрагент желает договориться и намерен сохранить договор. В таком случае серьезно увеличивается вероятность досудебного урегулирования конфликта.
В некоторых случаях претензии предъявляются не в ситуации нарушения обязательства, а для иных целей, например для затруднения работы компании. Такое явление в сфере корпоративного права получило наименование greenmail («гринмейл») — корпоративный шантаж — формально законные действия акционера по реализации его прав, направленные на понуждение других акционеров выкупить акции такого акционера по заведомо более высокой цене для того, чтобы предотвратить чрезмерную активность такого акционера [5] .
Если компания работает в определенной сфере и осуществляет типовые операции, то она сталкивается, как правило, с типичными нарушениями обязательств ее контрагентами и, в свою очередь, с аутентичными претензиями в свою сторону. В таких случаях, как правило, используют типовые шаблоны претензий, а также ответов.
Претензионная работа должна осуществляться на хорошем организационном и правовом уровне. Этому способствует разработка Положения о порядке ведения такой работы в организации (далее — Положение). При наличии такого документа юрист, прежде всего вновь устроившийся на работу, будет четко следовать заранее установленному алгоритму действий, что позволит, с одной стороны, избежать ошибок организационно-правового характера, с другой — реализовать возможность не довести дело до суда и решить возникшую проблему в досудебном порядке.
В организации Положение должно быть утверждено ее руководителем, чтобы в дальнейшем облегчить работу юриста со структурными подразделениями в процессе сбора необходимых документов, которые подтверждают обоснованность претензии и в последующем будут использованы в качестве доказательств.
В документах, регулирующих деятельность субъектов претензионной работы (регламенты, положения, иные локальные акты), описывается механизм информирования о выявленных нарушениях договорных обязательств (ответственное лицо, срок извещения, порядок предоставления отсрочки или рассрочки исполнения обязательства и пр.).
Следует понимать, что четкое налаживание претензионной работы во многом зависит от руководителя организации, который должен правильно расставить приоритеты перед юристами, делая акцент не на «выигрыше» дела в суде, а, наоборот, на внесудебном порядке разрешения спора.