Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

сумму, полученную под отчет;

фактически произведенные расходы;

остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

в первую очередь – работники организации;

физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример. Расчет даты представления авансового отчета

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

На дату выдачи денег под отчет

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

. Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки оказываются . Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки . покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о . картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все . надо. Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты? Подотчетные деньги провоцируют обманывать . проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных .

. бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные . Инструкции № 157н). Проверку авансового отчета, его утверждение руководителем учреждения и . окончательный расчет по авансовому отчету следует осуществлять в срок, . расходах и бухгалтерские записи. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом . были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов ( .

. в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение . и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в . не представлен авансовый отчет в установленный срок; денежные средства, авансовый отчет по . сроков сдачи авансового отчета по командировке (либо сдача авансового отчета на неполную . валюту. Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи .

. подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в . сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам . не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, . РФ). Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с . устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с .

. Подотчетные суммы: новый срок представления авансового отчета Изменения затронули и порядок работы . который они выдаются. Срок представления авансового отчета. Изменился и предельный срок, . отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение . руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету, как и ранее, осуществляются . ; исключена обязанность о представлении авансового отчета не позднее трех рабочих дней .

. , когда деньги выдаются подотчет: дефекты авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов . разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением . службу документов, подтверждающих расходы по авансовому отчету. Избегайте подтверждения расходов без кассовых . нельзя. Если сотрудник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные . наличными или перечисляли на карту. Авансовые отчеты фактически были пустыми и присутствовали .

. течение 3 служебных дней представить авансовый отчет (отчет) об израсходованных в . авансам на командировочные расходы. К авансовому отчету (отчету) прилагаются документы о . о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет . расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке . их записи в отчете. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или уполномоченным . им лицом. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие .

. в целях налогообложения является авансовый отчет работника с приложением к . расходы признаются в момент утверждения авансового отчета ( пп. 5 п. . данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на . что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо . расходов могут быть приложенные к авансовому отчету счета гостиниц, квитанции, бланки . обратно железнодорожным транспортом, к авансовому отчету должен приложить либо обычный железнодорожный .

. подотчетного лица (ф. 0504520) аналогичен авансовому отчету (ф. 0504505)), использование ранее применявшихся . отчеты о расходах подотчетного лица (авансовые отчеты), не утвержденные на дату формирования . части) указываются итоговые расчеты по авансовому отчету и заполняется уведомление о поступлении . (ф. 0504520) включает следующие разделы: Авансовый отчет (в части командировочных расходов в . аналогичны новым документам (например, применять авансовый отчет (ф. 0504505), сходный с отчетом .

. корреспонденции. Они списываются на основании авансового отчета (ф. 0504049) с приложением . приобретенные подотчетным лицом, на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих их . отправки почтовой корреспонденции, на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих их . были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету . отражаются на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными .

. о проведенном мероприятии. 5) авансовый отчет с приложением к нему платежных . таблице 1 приведен порядок оформления авансового отчета по представительским расходам и . мероприятия. Таблица 1 Как оформить авансовый отчет по представительским расходам: перечень . Вопрос Ответ Как заполнить авансовый отчет по представительским расходам Авансовый отчет по представительским расходам . надо приложить к авансовому отчету по представительским расходам К авансовому отчету по представительским расходам .

. отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или . руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем . лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным . отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы .

. операциям, главной книге). Оформление авансового отчета Согласно Указаниям № 52н авансовый отчет (ф. 0504505) применяется . . Графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета (ф. 0504505), содержащие сведения о . учета. Если графы 7 – 10 авансового отчета не заполнены, то Федеральное казначейство . , утвердило и приняло к учету авансовые отчеты в день выдачи денежных средств .

. . По окончании командировки он представил авансовый отчет. В бюджетном учете учреждения указанные . 35 610 5 000 Представлен авансовый отчет по возвращении из командировки с . использовании конвертов приложен секретарем к авансовому отчету. В казенном учреждении указанные операции . возвращении из поездки он представил авансовый отчет, приложив к нему чеки с .

. ) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника. Организация имеет . освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, . На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных . Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость . организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные .