Служебный акт
Работникам любой организации в процессе трудовой деятельности необходимо знание основных правил делопроизводства, согласно которым составляется и такой документ, как служебный акт. Мы не говорим об информационных письмах, заявках, деловой переписке.
Акт – это документ, который фиксирует определенные значимые факты. Основные виды актов представлены на нашем сайте, как в сфере договорных правоотношений (Акт приема-передачи, акт приемки выполненных работ и т.п.), так и в процессе труда (Акт об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, об инвентаризации, передачи смены и т.п.). Последние виды, кстати, относятся к служебным документам. В этой статье мы расскажем об общих правилах составления служебных актов для документирования фактов внутри предприятия, которые отдельно на сайте не освещаются.
Пример служебного акта
На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «ЛандышСМИ».
Итого 7 ед. хр. За 2010-2012 годы. Описи дел постоянного хранения за 2010-2012 годы утверждены по личному составу
согласованы с ЭПК соответствующего архивного учреждения (протокол № 9 от 17.12.2010 г. и протокол № 4 от 08.02.2012 г.)
начальник отдела делопроизводства
П.В. Лавочкина 08.04. 2017 г.
от 06.04.2017 г. № 1
Основания составить служебный акт
С точки зрения содержания служебных актов и их назначения существует множество видов такого рода документов: акт передачи товарно-материальных ценностей, акт списания материальных ценностей, обследования условий труда, акт испытаний образцов. Служебный акт должен составляться и при увольнении сотрудника (который не является материально-ответственным лицом) и передаче дел, в т.ч. незавершенных, новому работнику.
Акт всегда составляется несколькими лицами (коллегиально) – не менее чем 2-мя. Нередко руководителем сначала создается комиссия (распоряжением, приказом), которая и наделяется какими-то полномочиями и функциями. И уже эта комиссия составляет по итогам своей деятельности служебный акт. Такой документ может содержать выводы, например, акт служебного расследования.
Роль служебных актов в процессе трудовой деятельности весьма значительна. Правильно составленные документы могут использоваться в качестве доказательств по гражданским делам, учитываются при проведении проверок по жалобе в трудовую инспекцию и другие органы власти.
Содержание служебного акта
В нашем примере используется утвержденная форма акта об уничтожении. Тем не менее на ее основе и знании изложенных ниже нюансов Вы сможете подготовить любой служебный документ для фиксации событий или действий.
Служебный акт может составляться на официальном бланке организации. Может составляться на простом листе формата А 4, но содержать графу: утверждаю, согласовано (подписывается руководителем). Некоторые виды актов (по финансовым вопросам) приобретают юридическую силу только после заверения грифа «утверждаю» печатью.
К обязательным реквизитам служебного акта, помимо указания на организацию, относятся:
- название документа (Акт), номер (при наличии) и дата
- место составления
- основание (проверка, факт, событие, указание начальника, ссылка на норму закона)
- суть установленных фактов, результаты и выводы, предложения
- подписи сторон (председатель и члены комиссии или сотрудники организации, присутствующие при составлении документа).
Когда кто-то из обязательных членов комиссии при составлении служебного акта не согласен с какими-то выводами, он вправе приобщить к документу в качестве приложения особое мнение в письменном виде.
Количество экземпляров (когда оно не утверждено законом) определяется практической необходимостью. Обратите внимание, что служебный акт, как правило, отдельно не хранится, а приобщается к материалам того дела, с которым связан зафиксированный факт.
