Делегирование и распределение полномочий устным распоряжением в организации, особенно крупной, не только недостаточно, но и чревато последствиями. Вот почему так важно документировать процесс. В этой статье мы представим пошаговые алгоритмы делегирования руководителем обязанностей и полномочий подчиненному сотруднику в различных ситуациях.
В теории управления делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение.
Делегирование полномочий также рассматривается как предоставление руководителем права своим прямым подчиненным (заместителям или подчиненным руководителя) решать заранее определенные задачи или самостоятельно выполнять конкретные действия.
Особенно важно формализовать полномочия сотрудников на подписание документов, которые, согласно уставу организации, имеет право подписывать только руководитель организации.
Конечно, делегировать эти полномочия и обязанности может не только генеральный директор, но и подчиненные менеджеры. В этом случае рабочий процесс будет таким же. Трудовой кодекс Российской Федерации не регулирует этот процесс, но подходы к формализации делегирования хорошо зарекомендовали себя на практике. Рассмотрим, какие документы используются для оформления делегирования управленческих обязанностей и полномочий сотрудникам в различных ситуациях.
1. ПОЛНОМОЧИЯ ДЕЛЕГИРУЮТСЯ НА ПОСТОЯННОЙ ОСНОВЕ
1.1. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Шаг 1: зарезервировать полномочия в должностной инструкции сотрудника. Обязанности и полномочия сотрудника будут описаны в его/ее должностной инструкции. Поэтому, если руководитель делегирует сотруднику какие-либо обязанности и полномочия на постоянной основе или заместитель время от времени выполняет работу руководителя в его отсутствие, в должностную инструкцию сотрудника необходимо внести изменения (например, приказом) или утвердить новую редакцию должностной инструкции.
Если руководитель делегирует определенные полномочия своим подчиненным сразу после их приема на работу, работник должен подписать предлагаемую должностную инструкцию с соответствующей оговоркой. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены двумя способами (на ваш выбор):
— Утвердить новую версию должностной инструкции;
— Издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (пример 1).
Шаг 2: Представьте сотруднику поправки к должностной инструкции. Согласно статье 68.3 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан ознакомить работника с должностной инструкцией под роспись. Удобнее всего использовать форму "по фамилии", чтобы ознакомить сотрудника с местными правилами (пример 2). Работник также может подписать должностную инструкцию.
Шаг 3: Издайте приказ о разделении полномочий. Издание приказа, устанавливающего распределение обязанностей и полномочий, особенно важно, если генеральный директор хочет делегировать ответственность своим заместителям в определенной сфере деятельности. Например, сделайте главного инженера ответственным за вопросы охраны труда и техники безопасности или директора по персоналу ответственным за кадровые ограничения[1] (пример 3).
Шаг 4: Подпишите заказ с подтверждением сотрудника. В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ необходимо подтвердить работника, которому делегированы полномочия, подписью на приказе. Сотрудник может, например, подписать приказ за подписью президента:
1.2. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ
Если руководитель решает делегировать часть своих полномочий сотруднику, который уже работает в организации, последний должен дать на это согласие. Трудовой кодекс РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы. В этом случае возможны два варианта:
— работник выполняет дополнительную работу бесплатно;
— работник должен оплатить дополнительную работу.
- Вариант 1: работник выполняет дополнительную работу без оплаты
На практике менеджеры устно делегируют часть обязанностей, т.е. дополнительную работу. Часто сотрудники соглашаются на это без каких-либо официальных договоренностей и дополнительных выплат. Такая неудовлетворенность может быть вызвана страхом испортить отношения с начальством или желанием работника освоить новые функции, накопить навыки и опыт для карьерного роста. Но все же стоит принять меры предосторожности.
Поэтому, даже если работник согласен выполнять дополнительную работу, лучше оформить поручение такой работы официально. Достаточно дополнить должностную инструкцию соответствующим пунктом и ознакомить с ней работника под подпись.
Шаг 1: внести изменения в должностную инструкцию. Как мы уже говорили выше, чтобы внести изменения в должностную инструкцию, необходимо издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (см. пример 1) или утвердить новую версию должностной инструкции (пример 4).
[1] См. постановление Московского городского суда от 28.04.2015 по делу № 7-3822/2015, апелляционное определение Волгоградского районного суда от 02.08.2013 № 33-3391/2013.