Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения
Спецификация – это простыми словами подробная инструкция по выполнению работы или использованию материала. Какова ее роль, как правильно оформить, покажем на конкретных примерах.
Что такое спецификация
Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.
Назначение
Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике. В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении. Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.
Разновидности
Слово «спецификация» означает в переводе с латинского «разновидность». В народнохозяйственном комплексе составляется множество ее видов. Например, при:
- Поставке товаров, материалов, изделий.
- В инженерной практике.
- В сфере услуг.
- Строительстве.
- Производстве.
- Подготовке проекта и др.
Разделы, общие для всех разновидностей спецификаций:
- документация;
- комплекты;
- сборочные единицы;
- детали;
- стандартные изделия;
- прочие изделия;
- материалы.
Спецификация к договору поставки
Приведем конкретный пример, для чего нужна спецификация к договору поставки товара. Чтобы не перегружать основной документ, перечень реализуемой продукции делают в приложении к нему. С целью приобретения более надежных партнеров, лучше договорные поставки оформлять на более длительный период и получать товар поэтапно. Тогда приложения составляются на каждую отдельную поставку, в них по взаимной договоренности могут быть внесены изменения.
Один договор может иметь неограниченное число спецификаций.
Их номера проставляются в договоре и наоборот. Документы подписывают руководители компаний-поставщика и покупателя. Их исполнение обязательно для всех. Если поставки срываются и фирма-покупатель по этой причине несет убытки, возможно принятие соответствующих мер.
Образец приложения по договору поставки. Скачать бланк можно далее.
к Договору №_______
от «___» __________ 201_ г.
Спецификация на поставку товаров №
Цена за единицу
Оплата производится в 2 этапа:
- первый этап: авансовый платеж в размере 40% стоимости товаров, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней со дня выставления счета Поставщиком;
- второй этап: 60% стоимости товаров производится Покупателем в течение 5 (пяти) банковских дней после уведомления от Поставщика о наличии товара. Срок поставки не более 60 дней со дня зачисления денежных средств по первому платежу на расчетный счет Поставщика.
Поставщик Покупатель
М.П.Подпись/дата М. П. Подпись/дата
Техническая спецификация
В данном виде документа перечисляются комплектующие детали сборочной конструкции или узла. В случае коммерческих сделок указываются стоимостные и количественные параметры. На предприятии ее используют при изготовлении технической документации.
Форма
Регламентирующего акта для написания спецификации нет. Каждая фирма может издать свой шаблон бланка в свободной форме. На практике чаще всего применяется табличный вариант.
Разделы
Составление юридического документа, связанного с материально-техническими ценностями, требует особого внимания, опыта и знаний. Любая упущенная мелочь может дорого стоить. Определяющими и обязательными для заполнения приложения являются:
- номер и дата заключения договора, к которому оно относится. Иначе это не юридический документ;
- номер приложения;
- перечень продукции;
- условия поставки (временные рамки, транспорт, места разгрузки);
- оплата.
Как заполнить
Основное содержание спецификации находится в таблице. Правила ее заполнения несложные:
- нумерация;
- полное название продукции;
- единица измерения;
- стоимостные показатели по каждой строке;
- итоговая сумма с НДС.
Сотрудник, которому поручено сделать приложение к договору, обязан в деталях знать его требования, обладать достоверными данными по поставляемым объемам и ассортименту, уметь грамотно составить нужную спецификацию.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.