На практике такой важный кадровый документ, как трудовая книжка, вызывает много вопросов. Является ли это обязательным для организации? Как утвердить список новых сотрудников и как часто он должен составляться? Как правильно заполнить стандартизированную форму Т-3 и можно ли добавить какие-либо дополнительные данные? Как можно оформить изменения в списке сотрудников и каковы особенности этой процедуры в случае увольнения? Что такое список сотрудников и чем он отличается от графика работы? Ответы на эти и другие актуальные вопросы вы найдете в этой статье.
Для чего нужно штатное расписание?
Согласно инструкции по применению и заполнению форм основной учетной документации по учету труда и заработной платы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении типовых форм основной учетной документации по учету труда и заработной платы" (далее — Постановление № 1), штатное расписание применяется для учета структуры, штатного состава и численности работников организации в соответствии с ее уставом. Он содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий и квалификаций, информацию о количестве единиц работников.
Впервые унифицированная форма табеля учета рабочего времени была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 (в рамках унифицированных форм основных учетных документов). В 2004 году эта форма претерпела некоторые изменения.
- позволяет четко проследить организационную структуру предприятия (его структурные подразделения);
- дает количество сотрудников в подразделениях и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему вознаграждения сотрудников структурных подразделений;
- устанавливает и фиксирует размеры премий;
- облегчает отслеживание вакансий и подбор персонала на эти должности.
Обязательно ли наличие штатного расписания?
В настоящее время существует две точки зрения относительно обязанности работодателя вести трудовую книжку.
Первая точка зрения гласит об обязательности создания такого локального нормативного документа, поскольку он оказывает непосредственное влияние на трудовую функцию работника и его вознаграждение. Например, Трудовой кодекс Российской Федерации упоминает списочный состав работников в статье 15, определяющей трудовые отношения, и в статье 57, согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, то есть работа по совместительству, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
Другое мнение заключается в том, что работодатель сам решает, нужно ли создавать такой список сотрудников. Эта позиция обосновывается следующими аргументами. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая единая форма табеля учета рабочего времени (№ Т-3). На график работы сотрудников также ссылается Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003. № 69 (далее — Инструкция № 69). В частности, пунктом 3.1 Инструкции установлено, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии и квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Как видно, ни один из вышеперечисленных нормативных актов не устанавливает обязанность работодателя составлять штатное расписание. Однако мы советуем вам не относиться к ведению этого кадрового документа легкомысленно, так как контролирующие органы поддерживают первую точку зрения.
Таким образом, Фонд социального страхования Российской Федерации обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления трудового расписания как документа, служащего подтверждением правильности уплаты страховых взносов1. Пенсионный фонд Российской Федерации, собирая информацию о стаже застрахованных работников, также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия в организациях штатного расписания2 .
Часто налоговые органы также запрашивают списки сотрудников во время выездных проверок. Например, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что "НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и информацию, необходимые для проведения налоговой проверки. Тот факт, что трудовые договоры, списки работников, кадровые карточки и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, сам по себе не отменяет обязанности организации иметь такие документы и представлять их в выездную налоговую инспекцию, поскольку содержащаяся в них информация может иметь значение для целей налогообложения.
Зачастую отсутствие графика занятости рассматривается проверяющими органами как нарушение законодательства о труде и об охране труда, за которое на должностное лицо может быть наложен штраф от 500 до 5 000 рублей, а на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Однако, поскольку обязанность работодателя вести этот документ не прописана в законодательстве, эти санкции можно попытаться оспорить в суде.
Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
После того как принято решение о необходимости создания таблицы занятости (если, конечно, такая таблица уже существует), возникает следующий вопрос — кто должен готовить этот документ кадрового учета?
В правилах не указано, кто несет ответственность, поэтому мы предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель компании. Может быть издан отдельный указ, возлагающий обязанность по составлению трудовой книжки на конкретного работника, или эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.
Как правило, в небольших организациях штатное расписание составляется отделом кадров и/или бухгалтерией, реже — юридическим отделом. В крупных компаниях это планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, это может делать менеджер по персоналу, бухгалтер (если он работает по найму) или сам предприниматель.
Трудовая книжка утверждается приказом за подписью генерального директора или уполномоченного им лица (см. пример 1). Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле "Утверждено приказом организации от "____". _____________ 200___ __" унифицированной формы Т-3.
Важно отметить, что даты составления, утверждения и вступления в силу графика занятости могут не совпадать. Таким образом, график занятости может быть утвержден позже, чем его составление, а дата его введения в действие (вступления в силу) может быть позже, чем даты утверждения и составления.
Учитывая, что зарплата перечисляется сотрудникам ежемесячно, логично, что дата вступления в силу приходится на первый день месяца.
В унифицированной форме Т-3 также указывается период, на который утверждается график занятости. В связи с этим возникает следующий вопрос:
С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
В законодательстве нет четкого ответа на этот вопрос. Однако, учитывая, что график работы сотрудников является плановым документом, целесообразно составлять его на один год. В то же время, график работы сотрудников может быть утвержден один раз и действовать в течение нескольких лет.
Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?
Перейдем непосредственно к составлению чертежа литейного стола. Наиболее распространенный способ его составления — заполнение стандартизированной формы под номером Т-3. В этом случае руководствуйтесь указаниями по применению и заполнению форм основных бухгалтерских документов, утвержденными Постановлением № 1.
Отформатируйте "заголовок". Прежде всего, в поле "Название организации" укажите название организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если сертификат содержит как полное, так и краткое имя, в списке персонала можно указать любое из них.
Далее следует указать код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату создания. Для удобства регистрации номер списка персонала может включать алфавитный индекс (например, SHR).
Стандартизированная форма № T-Z гласит следующее: "Штатное расписание на период ______ от "___" ______ 20__". Представляется, что обозначение периода действия документа означает указание даты не только начала, но и конца периода. Необходимо ли указывать окончание действия штатного расписания, или достаточно указать, что штатное расписание действует с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма — это второй вариант. Это объясняется тем, что штатное расписание может потребовать изменений в ходе деятельности организации, поэтому предсказать точный срок его действия очень сложно.
Оглавление. Для удобства заполнения содержание расписания сотрудников пронумеровано. Всего их 10. Рассмотрим заполнение унифицированной формы № Т-3, отмечая каждую графу.
В графе 1 ("наименование") указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть филиалы, представительства, а также отделы, цеха, подразделения и т.д. (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
Для того чтобы облегчить работу с графиками сотрудников, лучше разбить структурные подразделения на группы в соответствии с их иерархией, от администрации до сервисных подразделений. Например, сначала перечисляются подразделения, осуществляющие общее управление (менеджмент, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), затем производственные подразделения или подразделения, выполняющие основные функции организации, и, наконец, вспомогательные и обслуживающие подразделения (администрация, отдел закупок, склад и т.д.).
В графе 2 ("код") указываются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и т.д.) в общей организационной структуре. Например, финансовый департамент имеет код 02. Департамент финансов и планирования и бухгалтерский отдел, соответственно, будут иметь коды 02.01 и 02.02.
Если в организации используется централизованная система управления документами, код подразделения можно не указывать.
В графе 3 указывается должность (специальность, профессия) работника, разряд, квалификационный класс (категория). Предпочтительно, чтобы эти данные были приведены в соответствии с:
- Общероссийский классификатор профессий, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Справочник квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).
Конечно, эти каталоги устаревают, и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому допустимо наличие различий в названиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации. Однако если работа по определенным должностям, профессиям или специальностям связана с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, установленным в квалификационных справочниках, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 инструкции № 69). В противном случае работник не будет иметь права на получение пособия.
В трудовой книжке музыкального работника, руководившего детской хоровой студией в школе-интернате в течение 17 лет, его должность значилась как "организатор кружков". Поскольку данная должность не указана ни в Общероссийском классификаторе профессий, должностей служащих и разрядов, ни в Списке профессий, должностей, специальностей и учреждений, от которых зависит досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 29 октября 2002 г. № 781, данный стаж не был зачислен в страховой стаж работника для досрочного назначения пенсии.
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, должность работника должна соответствовать той, которая указана в списке работников. Бывают случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует списку работников или наименование должности вообще не указано в списке работников. В таких случаях противоречие между трудовым договором и списочным составом работников должно быть разрешено в пользу трудового договора (статья 8 Трудового кодекса РФ). Работник будет выполнять профессиональную функцию, предусмотренную трудовым договором (т.е. работать по должности, специальности или профессии, указанной в договоре), а менеджер по персоналу должен будет внести соответствующие изменения в список сотрудников. Мы рассмотрим, как это сделать позже. Пока давайте продолжим заполнение формы.
При заполнении графы 4 ("Количество сотрудников, работающих полный рабочий день") укажите количество сотрудников, работающих полный рабочий день (профессии). Если предполагается неполная занятость, количество ЭПЗ указывается в соответствующих пропорциях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и т.д.
Учитывая, что новых сотрудников можно нанимать только для заполнения вакантных должностей, в таблице занятости можно указывать не только существующие должности сотрудников, но и вакантные должности. Другими словами, если в организации работает 10 сотрудников и в штатном расписании также указано 10 должностей, то при увеличении количества сотрудников в штатное расписание придется вносить изменения. В качестве альтернативы, количество штатных единиц может быть увеличено (например, 12). Таким образом, штатное расписание можно сохранить в резерве на будущее.
Один из вопросов, который на практике оказался проблемой, связан с размещением сотрудников, работающих неполный рабочий день. Например, на одной и той же должности могут работать несколько сотрудников, занятых неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. В этом случае в таблице занятости будет указано общее количество сотрудников на данной должности.
Предположим, что на должности экспедитора работают два сотрудника на полный рабочий день и один на неполный. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 ЭПЗ.
В графе 5 ("Ставка (оклад) и т.д.") указывается размер ежемесячного вознаграждения на основе ставки (оклада), тарифной сетки, процента от выручки, доли или процента от прибыли, коэффициента трудового участия (КТУ), коэффициента распределения и т.д. в зависимости от принятой в организации системы оплаты труда. Заработная плата устанавливается в рублевом эквиваленте.
Согласно статье 133 Трудового кодекса РФ, должностной оклад (тарифная ставка) не может быть ниже установленного законом минимального размера оплаты труда (в настоящее время 4 330 рублей). Однако система вознаграждения должна быть установлена местным правовым актом (например, положением о вознаграждении).
В штатном расписании была предусмотрена одна должность "секретаря" на полный рабочий день с окладом 15 000 рублей. Однако, в интересах компании, секретарь был нанят извне на неполный рабочий день на 0,5 ставки. В соответствии со статьей 285 Трудового кодекса РФ оплата труда работников, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени в зависимости от производительности труда или в ином порядке, предусмотренном трудовым договором. Поэтому в трудовом договоре следует указать сумму, пропорциональную отработанным часам (в данном случае 7 500 рублей).
Как видно из приведенного выше примера, таблица HR устанавливает оклад для конкретной должности, но не оклад конкретного сотрудника
В графах 6-8 ("Надбавки") указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северная надбавка, надбавка за ученую степень и т.д.) или устанавливаемые по усмотрению работника (например, связанные с режимом или условиями труда).
- Фиксированная сумма (при изменении оклада размер премии может остаться прежним или быть изменен);
- Процентная премия (в этом случае размер премии меняется вместе с зарплатой).
Примечание: Если система оплаты труда позволяет устанавливать индивидуальные надбавки для каждой должности, графу 3 следует разделить на отдельную строку для каждой должности, а после графы 4 ввести единицу для каждой должности.
Частый вопрос, в том числе и от HR-специалистов, — можно ли установить разные оклады для сотрудников, занимающих одну и ту же должность, указав, например, диапазон окладов в таблице HR. В юридической литературе и на практике существуют два противоположных подхода к этому вопросу. Например, некоторые эксперты считают, что это вполне допустимо. В поддержку этой позиции они приводят статью 132 Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что оплата труда каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. Учитывая это, заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть в первую очередь от квалификации работника.
Другие считают, что каждая должность эквивалентна одному окладу. Если для работников, занимающих одну и ту же должность, должны быть установлены разные оклады, целесообразно корректировать оклады с помощью различных надбавок (например, за интенсивность труда).
В организации есть два бухгалтера. Оклад бухгалтера установлен в размере 10 000 рублей, а дополнительное вознаграждение за ненормированный рабочий день составляет 10% от оклада (1 000 рублей) и 20% за интенсивную работу (2 000 рублей). Учитывая квалификацию и опыт работы, одному из сотрудников на этой должности были установлены все надбавки, в результате чего его зарплата составила 13 000 рублей (10 000 рублей + 1 000 рублей + 2 000 рублей). Другой бухгалтер получил только одну надбавку за ненормированный рабочий день, и тогда его вознаграждение составило 11 000 рублей (10 000 рублей + 1 000 рублей + 1 000 рублей).
В графе 9 указывается сумма, полученная в результате сложения граф 5-8, т.е. сумма окладов всех работников данной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 не могут быть заполнены в рублевом эквиваленте (например, из-за применения бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), то эти графы заполняются в соответствующих единицах (в процентах, соотношениях и т.д.). В то же время, расчет общей суммы (итога) в графах 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах на один и тот же период.
Колонка 10, как следует из названия, предназначена для разных заметок. Если их нет, он останется пустым.
После ввода всех столбцов необходимо заполнить строку "Итого" в нижней части таблицы. Количество штатных сотрудников, суммы зарплат, надбавок и месячный общий фонд оплаты труда рассчитываются в соответствии с вертикальными колонками.
Подготовленный график занятости подписывается руководителем отдела кадров или лицом, ответственным за управление персоналом, и главным бухгалтером организации.
Стандартизированная форма штатного расписания не предусматривает наличие печати. Поэтому печать может быть проставлена, но она не является обязательной.
Пример штатного расписания показан в примере 5.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно каждому менеджеру по персоналу придется изменять информацию в таблице персонала. Например, может возникнуть необходимость ввести новую ячейку или целое подразделение, или сократить существующую ячейку, изменить оклады, изменить название ячейки или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
изменение самого графика занятости, т.е. утверждение нового графика занятости с новым (следующим по порядку) номером записи
Вариант 2: Изменение текущей таблицы занятости.
В этом случае таблица персонала остается неизменной, меняется только количество элементов (содержание столбцов). Изменения вносятся приказом, после чего корректируется таблица занятости. Названия отдельных приказов могут быть следующими: "О внесении изменений в штатное расписание", "О частичном внесении изменений в штатное расписание", "О внесении изменений в штатное расписание" и т.д. В приказе необходимо указать причину внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческого труда, совершенствование структуры организации и т.д.).
Если организация имеет сложную структуру, мы рекомендуем при внесении изменений в существующее штатное расписание в приказе указывать не только данную должность, но и структурное подразделение, на штатное расписание которого влияют вносимые изменения. Это связано с тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковым названием.
Периодичность обновления штатного расписания не регламентируется. Таким образом, это можно делать по мере необходимости.
Не забудьте, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации в установленном порядке, доводятся до сведения работников, после чего соответствующие изменения и дополнения вносятся в их личное дело на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Об этом говорится в пункте 3.1 Инструкции № 69.
Следует иметь в виду, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), есть не что иное, как перевод на другую работу (ст. 72.1 ч. 1 ТК РФ). Изменение должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причины изменения (например, в связи с изменением перечня должностей), также можно считать изменением функции работника.
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности работников или штата является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение числа сотрудников влечет за собой исключение отдельных должностей из штатного расписания, в то время как сокращение численности персонала влечет за собой исключение отдельных должностей. Работники, подлежащие сокращению по тем или иным основаниям, подлежат увольнению по статье 81.2 Трудового кодекса РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 Трудового кодекса РФ работники должны быть предупреждены о сокращении не менее чем за два месяца, новый график занятости может быть опубликован не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие графика занятости может подтвердить, что увольнение работников было обоснованным (т.е. у работодателя будет возможность четко доказать отсутствие вакансий на полный рабочий день).
Если обстоятельства, вызвавшие пересмотр таблицы занятости в сторону уменьшения, перестают существовать, работодатель может восстановить сокращенные должности, внеся изменения в таблицу занятости или утвердив новую таблицу.
Можно ли изменить унифицированную форму?
Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 "Об утверждении порядка применения типовых форм основных учетных документов" определено, что организация при необходимости может внести дополнительные требования в типовые формы основных учетных документов (кроме форм кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России. Не допускается удаление тех данных, которые уже присутствуют в этой форме (включая, но не ограничиваясь, код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в стандартизированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, форматы форм, определенные в альбомах стандартизированных форм основных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут быть изменены. Таким образом, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается внесение изменений в части расширения и сужения полей и строк, добавления листа-закладки — для более удобного размещения и обработки необходимой информации.
Что такое штатная расстановка?
Во многих организациях принято вести "рабочую" форму трудового расписания — штатное расписание, иначе называемое замещаемой должностью или штатным расписанием. Основное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что в него можно быстро вносить изменения в соответствии с происходящими изменениями (количественными и качественными) в штате компании и не требуется издавать приказы для утверждения и внесения изменений.
Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не позволяет определить, является ли должность вакантной или занятой и кто из сотрудников ее занимает, в штатном расписании обычно указываются именно эти данные — фамилии и инициалы сотрудников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности — закрыта или вакантна.
Документ может содержать и другую информацию, например, номер должности сотрудника, стаж работы в компании, особую категорию (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, с детьми до трех лет и т.д.) Список сотрудников может быть основан на утвержденном в организации списке сотрудников, а необходимые пункты могут быть добавлены в зависимости от потребностей организации. Ни обязанность вести список работников, ни его единая форма до сих пор не были закреплены в законодательстве. Единственное, что регулируется, — это срок хранения недействительных документов. Согласно Перечню типовых управленческих документов с определенным сроком хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000, табель учета работников должен храниться в течение 75 лет после составления нового. В то же время списки работников должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за годом, в котором они утратили силу.