Когда работник увольняется, он должен быть "учтен". При этом необходимо учитывать любые незаработанные авансы, невозвращенную заработную плату и компенсации. Важно провести окончательный расчет таким образом, чтобы не нарушить трудовое законодательство.
Сложности часто возникают с вычетами за сокращение штата. Вот только один пример: работнику начислили отпускные, но отпуск был предоставлен авансом, дни, подлежащие отработке, не были отработаны, а он уже уволен. Что следует предпринять в этом случае?
Работника нельзя обязать доработать пропущенные дни и не уволить. И бухгалтеру важно знать, как правильно вычесть деньги в таком случае и в каком размере, что можно и что нельзя вычитать, как быть с налогами и НДФЛ.
Когда удержание из зарплаты запрещено
Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, при увольнении работника из его заработной платы могут быть удержаны отпускные, излишне выплаченные без письменного или устного согласия работодателя. Если это неиспользованные дни отпуска, работодатель имеет право их сохранить.
Однако в законе есть несколько оснований, когда вычет невозможен, даже если работник не отработал праздничный день:
- Если работник отказывается от перевода на другую работу, обусловленную медицинским заключением (статья 77.1.8 Трудового кодекса РФ). Если трудовой договор расторгается по этой причине, работодатель не имеет права на сохранение неиспользованных дней отпуска.
- В случае ликвидации предприятия (статья 81.1.1 Трудового кодекса РФ).
- В ситуации сокращения штата (статья 81.1.2 Трудового кодекса).
- В случае смены собственника имущества — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п.4 ч.1 ст.81 ТК РФ).
- Призыв работников на военную службу (статья 83.1 Трудового кодекса РФ).
- Восстановление работника, ранее трудоустроенного по решению государственной инспекции труда или суда (ст. 83.2 ТК РФ).
Чрезвычайные события происходят по следующим основаниям
- Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (статья 83.5 Трудового кодекса РФ);
- Работник или работодатель — физическое лицо умер, либо суд признал работника или работодателя — физическое лицо умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
- При наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 83.7 ст. 83 ТК РФ).
Ограничения по величине удержания
Согласно статье 138.1 Трудового кодекса РФ, общий размер удержаний, производимых работодателем при каждой выплате заработной платы, не может превышать 20%. То же самое относится и к вычетам неиспользованных авансов по зарплате, которые составляют всего 20%.
Если вычеты производятся одновременно с вычетами, производимыми работодателем в соответствии с решением суда, то вычеты не могут превышать 50%.
Однако в некоторых ситуациях ограничения в 20% и 50% не действуют, вычеты могут увеличиваться до 70%, например, когда работник выплачивает алименты, возмещает ущерб другому лицу, выплачивает компенсацию лицу, понесшему смерть кормильца, и т.д.
Как рассчитывать неотработанные дни отпуска
В этом случае следуйте трехшаговому алгоритму.
- Определите количество полных месяцев, оставшихся в году, за который был взят отпуск авансом.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает в начале рабочего года (не путать с календарным годом). Например, если работник принят на работу 1 октября 2019 года, его рабочий год длится с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.
Например, если сотрудник проработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь — и увольняется в январе, необходимо посмотреть, сколько полных месяцев осталось в рабочем году (в данном случае октябрь 2020 года).
Существуют четкие правила для излишков:
- Если излишек составляет менее половины месяца, т.е. менее 15 дней, он исключается из расчета;
- Если излишек составляет более половины месяца, т.е. более 15 дней, он округляется до целого месяца.
- Определение количества дней неиспользованного отпуска.
Умножьте количество календарных дней в месяце рабочего года на количество месяцев, оставшихся в рабочем году на момент увольнения.
- Определите сумму отпускных, подлежащую вычету.
Умножьте средний дневной заработок, на основании которого выплачивались отпускные за ранее взятые дни отпуска, на количество дней неиспользованного отпуска.
Пример расчета
Предположим, работник решил взять отпуск, но до конца рабочего года, за который он ранее брал отпуск, осталось 2 месяца и 20 дней.
Оплата отпуска рассчитывалась исходя из среднего дневного заработка в размере 500 рублей.
Количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается следующим образом:
(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (мы округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дней
Сумма, подлежащая вычету, составляет: 500 * 6,99 = 3,494 РУБ.
Нужно отразить сумму оплаты за неотработанные дни отпуска. По дебету будут стоять счета — 20, 23,25,26 в сумме отпускных, которые нельзя вычесть, по кредиту — 70 и сторно — нужно отразить сумму оплаты за неотработанные дни отпуска.
Автоматический расчет заработной платы для каждого сотрудника — просто подтвердите суммы. Расчет больничных и отпускных выплат за считанные минуты.
Если работодатель не может удержать (проводки)
Помните о порядке вычетов: сначала вычитается НДФЛ, затем алименты и любые другие вычеты, которые может произвести работодатель.
Для суммы отпускных, которые не могут быть удержаны, необходимо сделать обратную запись. Эти суммы относятся на "Прочие расходы" организации (Дебет 91.2 Кредит 70).
В этой ситуации не потребуется корректировка НДФЛ и страховых взносов, начисленных и удержанных из дохода работника.
Если работодатель может удержать (проводки)
На сумму отпускных, которая может быть удержана, следует сделать обратную запись (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).
Также следует сделать обратную проводку по НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).
Кроме того, сумма страховых взносов должна быть сторнирована (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).
Пункт 3 статьи 266 Налогового постановления разъясняет подоходный налог с физических лиц. Налоговые органы исчисляют суммы налога на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом налога, взысканного в предыдущие месяцы текущего налогового периода.
Давайте на примере объясним, что это значит.
Предположим, что работник увольняется 14 октября. При прекращении трудовых отношений бухгалтер должен удержать из заработной платы 5 000 рублей. — Оплата отпускных за неотработанные дни отпуска. За дни, отработанные в октябре, работник получит 15 000 рублей.
Легко заметить, что сумма в 5 000 рублей, подлежащая вычету, превышает 20%-ный лимит, установленный трудовым законодательством. Работник также согласился написать заявление об удержании излишне выплаченных отпускных. В этом случае бухгалтер должен вычесть всю сумму.
Действия по НДФЛ и страховым взносам при удержании неотработанного аванса
Здесь алгоритм многоступенчатый, но вполне понятный.
Во-первых, бухгалтер делает обратную запись в бухгалтерском учете на сумму излишне выплаченных отпускных.
В нашем примере — 5 тысяч рублей. — Произведено сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных (дебет 20,23,25,26 кредит 70 (сторнирование)).
Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (дебет 70 кредит 68 (сторнирование)).
5 000 * 13% = 650 РУБЛЕЙ.
Вам также нужно будет вернуть взносы социального страхования, уплаченные с отпускных (дебет 20,23,25,26 кредит 69 (сторнирование)).
5 000 * 30,2% (Взнос в Пенсионный фонд, Взнос на социальное страхование, Взнос на травматизм) = 1 510 рублей.
Во-вторых, бухгалтер должен рассчитать его и отразить в отчетности.
Если сотрудник увольняется 14 октября, то бухгалтерские проводки должны быть сделаны в тот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.
В результате 15 000 рублей будут начислены работнику, увольняющемуся из компании.
В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (дебет 70 кредит 68).
5 000 * 13% = 1 950 РУБ.
В-четвертых, рассчитайте страховые взносы (дебет 20, 23, 25, 26, кредит 69).
15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.
В-пятых, определить вознаграждение, которое будет выплачено после увольнения (Дебет 70 Кредит 50,51).
(15 000 — 1 950) — (5 000 — 650) = 8 700 рублей.
Это означает, что с суммы 15 000 рублей удерживается налог на доходы физических лиц. Из 5 000 рублей, которые удерживаются с работника, также вычитается подоходный налог с физических лиц. В результате работнику полагается 8 700 рублей.
В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.
1 950 — 650 = 1 300 рублей.
В-седьмых, остается определить размер страховых взносов, подлежащих перечислению.
4 530 — 1 510 = 3 020 рублей (взимается только разница)
Подписывайтесь на наш Telegram-канал @konturjournal, чтобы быть в курсе самых важных изменений для вашего бизнеса.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на нашу рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, расскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим вас зарабатывать больше денег.